Масочный режим повсеместно уходит в категорию «Воспоминания», но кое-какие наследники пандемии, похоже, осталось с нами навсегда. Речь, разумеется, о технологиях, которые и прежде развивались стремительно, а теперь и вовсе стали must have. Расскажем о 10 способах использовать технологии на «живых» ивентах, чтобы сделать их ярче, удобнее и полезнее для участников.

1.Расширяем физическое пространство ивента

Одно из важных отличий конференций в очном формате от виртуальных — возможность дополнить впечатления от мероприятия впечатлениями от города проведения.

Сейчас, после двух лет ограничений, участники стали только больше ценить такую возможность. Локация конференции становится важным фактором для участников и аргументом в пользу живого формата. А организаторы, вовремя ухватившие этот тренд, готовы помочь получить от поездки не только пользу, но и удовольствие.

Добавьте в мобильное приложение конференции информацию о достопримечательностях, ресторанах и кафе рядом с площадкой конференции, расписание местных выставок и концертов в дни мероприятия, короткий гид по городу или квест-прогулку по необычным местам. Участники обязательно оценят такую заботу.

2.Больше знакомств!

В 2022 сложно представить ивент без прямой трансляции. И без удалённого нетворкинга тоже. Но как знакомить участников, если часть из них присутствует очно, а часть — только смотрит трансляцию? Состыковать офлайн и онлайн участников не так уж и сложно, если вы используете единую диджитал-платформу для всех форматов. Гости на площадке пишут и читают в приложении, гости за мониторами пишут и читают на платформе трансляции.

Да, такой «кросс-форматный» нетворкинг требует немного больше организационных усилий на этапе подготовки: нужно подробно рассказать участникам как они могут пересечься друг с другом онлайн, организовать виртуальные нетворкинг-активности. Но и пользы от нетворкинга станет больше в разы.

Кейс: 250 встреч на DIY&Household Retail Russia 2021
В кейсе мы расскажем о том, как B2B Conference Group организовали саммит для участников рынка DIY и создали лучшие условия для заключения крупных сделок.

3.Сообщества из участников

Люди охотно собираются в группы по интересам. Так помогите им сделать это удобно и эффективно! Создавайте тематические пространства для общения и делайте их заметными с помощью цветовых акцентов. А мобильное приложение поможет собрать нужных людей в нужном месте.

Создавайте виртуальные группы, и тематические ленты новостей и расскажите участникам как ими пользоваться. Или отправьте push-уведомление «Обсуждаем новые тренды индустрии в нетворкинг-зоне №1» во время перерыва.

Поддерживайте образовавшиеся на мероприятии сообщества ещё некоторое время после ивента, чтобы участники не потеряли связь друг с другом.

4.Легенда вместо сценария

Сценарий ивента и эксельная таблица с таймингом — это не одно и тоже. Попробуйте придумать легенду-историю мероприятия и начинайте поддерживать её уже на анонсирующем лендинге, например с помощью видео-тизера. Отправляйте часть легенды вместе с каждой почтовой рассылкой.

Мобильное приложение тоже можно использовать для «погружения» в тематику. Подготовьте его заранее и попросите участников установить приложение за несколько дней до события. Пусть каждый день в приложении появляется новый тематический контент — задания, квесты, тизеры, а обсуждения в чатах будут подогревать интерес к событию.

Уже на мероприятии можно будет раскрыть другие части легенды, устроить тематическую зону, где будут предметы, связанные с вашей историей физические или в VR.

Получится большая и цельная картина ивента, которая точно запомнится участникам.

Кейс Конвенции Макдоналдс Россия — 2021
Кто сказал, что в большой компании трудно провести масштабное выездное событие? Вместе с командой Макдоналдс рассказываем вам, как заранее вовлечь 1000+ сотрудников в программу Конвенции, подготовить их к поездке, а заодно и завоевать сердца.

5. Игры? Да!

Геймификация никуда не уходит. Даже если речь идет о серьезном деловом мероприятии. Самый простой вариант геймификации — поощрять баллами активность участников, а затем обменять полученные баллы на подарки и мерч.

Чуть более сложный вариант — викторины, квизы и квесты. Пусть участники выполняют несложные и увлекательные задания в борьбе за призы и места в рейтинге. И высший пилотаж — собрать команды случайным образом и объединить развлечение с нетворкингом.

6. PUSH — наше всё

Спикер вступил в горячий спор и вышел за регламент? Или просто стоит в пробке? Вносим изменения в расписание и мгновенно оповещаем об этом участников.

Партнёр проводит конкурс или какая-то активность переноситься в другой зал? Отправляйте PUSH и пусть ведущий продублирует сообщение.

Подобные уведомления снимают с организаторов часть нагрузки и создают пульс мероприятия.

Управляй вниманием с push-уведомлениями!
Процент открываемости push-уведомлений в 2021 самый высокий среди прочих системных мобильных уведомлений. Как эффективно использовать этот инструмент?

7. Самый надёжный банк. Идей

Сотня другая людей, собравшись вместе, могут придумать нечто прорывное. Но флипчартов для записи идей может не хватить, бумага подорожала (да и не очень это экологично).

Например, Росатом проводил конгресс «Наступившее будущее. Актуальные подходы к управлению процессами». На него собралось более 150 работников культуры из закрытых городов. В чате и специальном разделе «Банк идей» участники делились соображениями и получали на них обратную связь.

К тому же решается проблема неразборчивого почерка и набора неразборчивых фотографий тех самых флипчартов.

8. Мгновенная реакция

Мы привыкли, что в Zoom можно давать оценку словам спикера, собирать реакции на его выступление или отдельные тезисы. Но такая возможность есть и в офлайне.

Выступающей может обратиться к залу с вопросом, собрать мнения, показать их на большом экране и тут же разобрать реакции аудитории. На таком взаимодействии можно даже построить доклад, который будет очень живым и отложится в памяти слушателей.

Быстрые голосования и возможность поставить оценки хорошо вовлекают участников и удерживают их внимание.

9. Забота на кончиках пальцев

Выездная внутрикорпоративная конференция или встреча дилеров и партнеров, как правило, начинается задолго до официального открытия. И первые впечатления участников от события формируются сильно раньше.

Обычно первым контактом становится трансфер. Организаторам нужно обеспечить доставку до места проведения мероприятия так, чтобы участники приехали расслабленные, довольные и в предвкушении приятных впечатлений.

Если для конференции вы используете приложение, загрузите в личный кабинет карту проезда, данные о водителе, который будет встречать в аэропорту, электронные билеты, информацию о брони гостиницы.

Зачем заставлять участников перебирать почту или сообщения в мессенджере, когда можно собрать всё важное в одном месте?

Кейс: ивент-приложение для дилерских конференций Mercedes-Benz
Мобильное приложение со всей необходимой информацией для участникjd – хороший способ проявить заботу и персональный подход. Особенно если речь идет о выездной конференции для партнеров.

9. Длииииные ивенты

Конференция на несколько часов или стратсессия на пару суток? А почему бы не попробовать целый месяц? Longtime-ивенты хороши тем, что вы успеете прогреть участников и подготовить их к Дню Х.

Отправляйте темы докладов и прежние выступления спикеров, запускайте челленджи и проводите небольшие конкурсы, анонсируйте интерактивные зоны. Вариантов множество!

Для участников мероприятие начнётся задолго до попадания на площадку, так что вы получите активных и вовлечённых участников.

10. Букинг всего

Вы хотите порадовать участников чем-то ярким и приятным. Например, экскурсией по городу в автобусе-кабриолете, поездкой на сыроварню или пейнтболом. Но у таких площадок есть ограничения по количеству гостей, а собирать информацию, кто куда хочет поехать, на мероприятии — не самая лучшая идея.

Узнать заранее чего хотят ваши гости и загодя сформировать группы на экскурсии — в этом тоже поможет приложение. Добавляете в ивент-приложение раздел с каталогом возможностей или опций по выбору, пишите описание, задаете количество свободных мест и автоматизируете комплектование групп, оставляя максимум выбора гостям.

Этот же функционал, кстати можно использовать, чтобы забронировать места в автобусах на трансфере или предпочтения по заселению.

Кейс. Как технологии помогли Merck Biopharma решить рутинные задачи и сосредоточиться на стратегических
В конце января фармацевтическая компания Merck Biopharma провела ежегодную Зимнюю цикловую конференцию для сотрудников российского подразделения. Почти 300 участников из более чем 20 городов собрались в Вене, чтобы из первоисточника узнать о целях и стратегии компании на 2019 год. О том, как прило…

Технологии, которые попали в наши смартфоны и ноутбуки два года назад, прочно там прописались. И, как видите, от этого выигрывают организаторы ивентов и простые участники.

banner-2-4