Компания Swapcard опросила 352 организатора мероприятий, чтобы выяснить с какими проблемами они сталкивались при проведении гибридных событий.  Большинство респондентов (33,5%) назвали основной сложностью работу с двумя аудиториями онлайн и офлайн. 19,2% отметили проблемы при взаимодействии между этими группами участников.

Как сделать так, чтобы онлайн участники чувствовали себя включенными? Как организаторы могут способствовать взаимодействию и установлению контакта? Какие технологии облегчат этот процесс?

Мы подготовили 6 лайфхаков которые помогут создать единое сообщество участников на гибридных мероприятиях

  1. Четко синхронизируйте онлайн и офлайн

Разработайте план действий, чтобы синхронизировать события онлайн и офлайн. Ключ к успеху — понятная и доступная платформа на которой «встретятся» все участники.

Учтите технические нюансы, ведь любой сбой может навсегда «отключить» участников из онлайна. Их внимание легко утратить и сложно вернуть.

Лайфхак от Ивентишес: а вы знали, что в мобильном приложении Ивентишес конференция работает в фоновом режиме? Если участник получит сообщение и отвлечется на мессенджер, он не упустит нить повествования, поскольку продолжит слышать выступления спикеров.
Как организовать нетворкинг на онлайн- и гибридном мероприятии

2. Оставьте место для спонтанности

Четкий план — это прекрасно, но оставьте место для неожиданностей и живых эмоций. В офлайн спонтанность появляется естественным образом: люди встречаются, знакомятся, общаются. На виртуальной площадке ее нужно создавать.

Расскажите людям о возможностях для общения на площадке, мотивируйте использовать их, чтобы они испытали моменты удивления и восторга при встрече (пусть и виртуальной) с давними знакомыми или почувствовали радость от общения с новыми участниками. Например, при помощи виртуальных комнат-болталок, приглашение в которые озвучено модератором, продублировано push-уведомлением и в Ленте новостей.

Лайфхак от Ивентишес: обеспечьте участникам живое общение с приложением Ивентишес. Там можно создавать различные виды чатов: групповые, тематические, обеспечить общение один на один, использовать поиск по участникам для нетворкинга.

3. Создайте единый чат для всех участников

Создайте единый чат, к которому могут присоединиться онлайн и офлайн участники. Убедитесь в том, что чат доступен на смартфонах — так люди получат больше мобильности. Иногда участники используют ноутбуки для работы и отправки срочных писем прямо во время конференции или сессии. Чат в телефоне позволяет им не выпадать из информационного поля мероприятия и параллельно общаться с другими гостями.

Лайфхак от Ивентишес: С помощью чата отправляйте участникам сообщения с активными ссылками, оповещайте о новостях, изменениях, акциях. Задавайте вопросы, приглашайте на голосования и сессии. Расскажите людям о возможностях поиска в приложении: по именам, должностям, интересам и другим тегам. Подогревайте температуру общения!

4. Соедините обе аудитории на площадке приложения

Участники из офлайн с удовольствием общаются друг с другом во время кофе-брейков. Мотивируйте их зайти в приложение, чтобы использовать все возможности нетворкинга!

Расскажите участникам-офлайн, о людях, которые находятся по ту сторону экрана. Дайте инструкцию по созданию личного видеочата и призовите совершить звонок кому-то, кто сейчас находится далеко от центра событий.

Лайфхак от Ивентишес: инициируйте общение в приложении Ивентишес. Сделайте героями дня онлайн-участников. Именно их внимание проще всего утратить и именно они часто расстраиваются, так как чувствуют себя гостями «второго сорта». Организуйте виртуальные болталки, спид-дейтинг и нетворкинг-сессии в гибридном формате.

5. Отправьте онлайн-участникам те же промоматериалы, что раздают в офлайн

Еще один способ помочь людям из онлайн почувствовать себя значимыми — отправить им те же промоматериалы и подарки, что получат гости в офлайн.

Помимо презентов вы можете заказать для них доставку горячего кофе и пирожных — организовать персональный кофе-брейк.

Лайфхак от Ивентишес: все верно, подарки можно заранее отправить участникам из онлайна, а электронные презенты — разместить на платформе Ивентишес. Никто не почувствует себя обделенным!

6. Используйте геймификацию

Геймификация — соревновательный и, одновременно, командообразующий элемент мероприятия. Ее можно организовать на живом мероприятии, так и онлайн.

Квесты, розыгрыши подарков, викторины и лотереи — используйте геймификацию, чтобы развлечь участников, продвинуть спонсоров, подсветить ценности компании-организатора и организовать нетворкинг.

Лайфхак от Ивентишес: объедините участников в единую команду с помощью модуля Геймификация на платформе Ивентишес. Отмечайте и поощряйте самых активных, публикуйте информацию о победителях на платформе.

Геймификация помогает организаторам собрать пользовательский контент от участников. Активность одних людей стимулирует других и чем больше вовлечен человек, тем больше потенциальной пользы он получит. В случае с корпоративными клиентами мероприятие станет более эффективным, если увязать геймификацию с важными блоками программы.

〜〜〜〜〜

Главная цель которую нужно удерживать в голове при организации гибридных мероприятий: участники из онлайн должны чувствовать себя нужными и не менее важными, что гости из офлайн. Это один из главных показателей качества и эффективности мероприятия.

Читайте также:

Кейс от компании MAXConference Из офлайна в онлайн и обратно

Кейс Паллиативная помощь: 10 мероприятий в онлайн

banner-2-4