Организуете ли вы межрегиональную конференцию для сотрудников, дилерский слет или пресс-тур для журналистов со всей страны, логистика — одна из самых важных задач и одновременно один из самых больших головняков.
Когда мы спросили организаторов мероприятий, на что похожа подготовка выездного мероприятия, один из них сравнил ее с игрой «Лемминги». Помните, была такая компьютерная игра, где нужно доставить смешных человечков из точки А в точку Б, никого не потеряв: продумывать маршрут, страховать от неприятностей и решать любые проблемы, которые возникают по ходу.
Вот только в отличие от игры, в реальности точек А может быть не одна, да и кроме точки Б, могут быть еще В и Г. Участники выездных мероприятий, как правило, делятся на группы с разными маршрутами и вводными. И, самое важно отличие, как бы тщательно вы не продумали логистику, всегда что-то может пойти не так.
Застраховаться от всех неприятностей невозможно, но можно серьёзно облегчить участь организаторов и проявить заботу об участниках выездного мероприятия с помощью мобильного приложения. Ниже покажем 6 способов, как это можно сделать.
1. Важная информация в персональном разделе
Летом 2018 года фармацевтическая компания STADA проводила стратегическую сессию для управленческого персонала своих подразделений. Участники конференции прибывали с разных уголков страны. Кто-то добирался самостоятельно, кому-то компания покупала билеты, кто-то летел самолетом, кто-то добирался поездом.
Чтобы облегчить себе жизнь и уменьшить количество вопросов, организаторы добавили в мобильное приложение конференции раздел «Трансферы». Раздел появлялся после того, как участник проходил авторизацию в приложении, и у каждого он был свой. В нём была собрана вся важная информация, касающаяся доставки до места проведения: номера рейсов, время отправления и прибытия, номер электронного билета, порядок организации встречи. На случай нестандартных ситуаций организаторы добавили раздел «Поддержка участников» с контактами ответственных сотрудников.
2. Контент, доступный только определенным участникам
В приложениях Ивентишес можно создавать разделы, доступные только определенной группе участников и невидимые для остальных. Эта функция также может облегчить жизнь в вопросах организации логистики.
Например, можно сделать отдельные разделы с информацией по трансферам и проживанию для спикеров и рядовых участников или проявить особую заботу о VIP-гостях. Разделение информации позволит максимально полно информировать всех участников и избежать ситуации, когда кто-то что-то перепутал и уехал не на своем автобусе, заехал не в ту гостиницу и т.п.
3. Запись на активности или трансфер через приложение
В конструкторе приложений Ивентишес есть модуль «Бронирование». Очень полезный для тех, кто хочет эффективно организовать логистику, экономя свои силы и ресурсы.
Например, одна крупная компания проводила корпоративный фестиваль, посвященный 10-летию работы на рынке. В качестве развлечения для участников были запланированы профессиональные фотосессии в яркой фотозоне. Организаторы хотели так провести съемку, чтобы на каждого участника хватило времени и никто не ушёл без фото на память — и при этом избежать толчеи и очередей возле фотозоны.
В итоге в брендированное приложение фестиваля был добавлен раздел с информацией об активности и возможностью записаться на съемку в удобное время. Количество мест в каждом временном слоте ограничили десятью. На самом мероприятии организаторам оставалось только распечатать списки и отдать их фотографу.
А еще организаторы активно использовали push-уведомления, чтобы напомнить участникам важные моменты программы.
4. Заранее запланированные нотификации
Рассылка Push-уведомлений — одна из самых полезных функций мобильного приложения, когда нужно оперативно собрать участников или напомнить важную информацию.
Лайфхак: можно заранее составить план рассылки push-уведомлений организационного характера. Причем для каждой группы участников составить свое расписание. Например, напомнить о времени трансфера в аэропорт или начале экскурсии только тем, кому эта информация сейчас актуальна.
Еще один вариант использования расписания нотификаций — зная расписание рейсов, каждому участнику в подходящий момент прислать приветственное сообщение с вводной информацией.
5. Раздел FAQ и полезные советы
Опытные организаторы, постоянно использующие мобильное приложение на мероприятиях, знают о магии времени, скрытой в разделе FAQ. Стоит только добавить в приложение раздел с типовыми вопросами и ответами, как сразу резко сокращается количество обращений к оргкоманде от участников и появляется больше времени на другие задачи.
Некоторые организаторы идут дальше и добавляют в приложение не только ответы на организационные вопросы, но и советы о том, как и где провести свободное время. Участники чувствуют заботу и внимание, а организаторы спокойны и держат ситуацию под контролем.
Отличный пример такого раздела с полезностями — в приложении Фестиваля 404 в Самаре. Организаторы рассказали обо всех достопримечательностях и вариантах досуга поблизости от места проведения мероприятия, за что иногородние участники были им очень благодарны.
6. Push-уведомления на экстренный случай
На случай, когда что-то вдруг пошло не так — экскурсию отменили из-за погоды, время вылета чартера или расписание мероприятия сдвинулось на несколько часов — мобильное приложение дает супер-оружие в дрожащие руки организатора. Push-уведомления.
Отправить нотификацию на смартфоны всем участникам или какой-то группе можно как из панели администратора с компьютера, так и непосредственно из приложения. Открываемость Push-уведомлений близка к 100%, что делает их простым и удобным способом предупредить об изменениях в программе и новых вводных абсолютное большинство участников.
Мобильное приложение — таблетка от головной боли организаторов по многим причинам, и помощь с логистикой на выездных мероприятиях — одна из них. Если вы только планируете проведение корпоративной конференции в другом городе или другой стране, подумайте о мобильном приложении, которое станет палочкой-выручалочкой для вас — и персональным гидом по мероприятию для участников.
Больше полезных советов:
- Каталогизируй это! 6 идей использования рубрикаторов в приложениях Ивентишес
- Строго по списку! Бронирование мест на мастер-классы, воркшопы и экскурсии через приложение
