В этой статье подробнее расскажем о новом функционале в нашем конструкторе приложений для ивентов — модуле «Бронирование». Покажем, как с его помощью экономить время и нервы организаторов, и дадим пошаговую инструкцию по использованию.
Часто бывает, что внутри большого мероприятия есть факультативные мини-ивенты — мастер-классы, экскурсии, гала-ужины. Организаторам важно заранее составить список тех, кто будет присутствовать, для планирования и контроля.
Эта задача вызывает ряд вопросов:
-
Когда составлять эти списки? В какой момент это будет наиболее уместно? Заранее или в день мероприятия? Если последнее, как в насыщенную программу «впихнуть» все организационные мероприятия?
-
Как составить список? Лично опросить каждого гостя по списку или оставить лист для записи и надеяться на самоорганизацию участников? И что, если количество мест ограничено? Как сделать понятной и прозрачной запись в этом случае?
-
Кто будет отвечать за составление списка и нести ответственность в случае конфликта, если кого-то забыли включить или не хватило мест?
Мобильное приложение дает на эти вопросы простые ответы.
-
Когда? В любой момент. Можно открыть запись до мероприятия или во время и отправить push-уведомление участникам на смартфоны.
-
Как? Участники сами регистрируются, а организатору остается только распечатать готовый список. При ограничении количества мест никто не сможет записаться сверх лимита.
-
Кто? Задача решается в автоматическом режиме, экономя время организаторов и участников.
Как это выглядит на практике?
Пошагово рассмотрим, как работает модуль бронирования мест в приложении для мероприятия.
Шаг 1. Публикуйте список дополнительных возможностей (экскурсий, воркшопов, дополнительных опций) в приложении
Для создания списка опций отлично подходит модуль «Рубрикатор».
Для каждой активности добавляете подробное описание со всей необходимой информацией и ссылку на форму бронирования.
Второй вариант — прикрепить форму бронирования непосредственно к событию в расписании мероприятия.
А можно сделать и то, и другое сразу: продублировать форму записи и в отдельном списке, и в расписании.
Шаг 2. Получайте уведомления о новых регистрациях на электронную почту
Как только участник подал заявку на участие в каком-то мини-мероприятии, на электронный адрес организаторов приходит письмо с уведомлением.
Следить за ходом записи можно и в админ-панели приложения.
Если разные члены команды организаторов отвечают за разные мини-мероприятия, удобнее всего будет настроить фильтры на электронном почтовом ящике и переадресацию. Это просто.
Шаг 3. Установите ограничения, если нужно
Для каждого мини-мероприятия, требующего записи, можно выставить своё ограничение по количеству участников — кто успеет занять место в списке, тот молодец.
Ограничений может и не быть, если мы просто анализируем спрос или планируем принять всех желающих.
Шаг 4. Включите лист ожидания, если нужно
При включенном ограничении на количество участников в списке у вас есть выбор, что делать с теми, кто не успел:
- просто не давать им записаться;
- или разрешать им добавляться в лист ожидания.
Если лист ожидания включен, в админ-панели приложения вы увидите список очередников в дополнение к списку записавшихся.
Организатор может всегда добавить участников в список сверх лимита через админ-панель. И отклонить любую заявку.
Шаг 5. Экспортируйте список в Excel или распечатайте
В один клик перенесите список из приложения в электронный документ или на бумагу. Останется только проставить галочки напротив нужных фамилий.
Читайте также: