В этой статье подробнее расскажем о новом функционале в нашем конструкторе приложений для ивентов — модуле «Бронирование». Покажем, как с его помощью экономить время и нервы организаторов, и дадим пошаговую инструкцию по использованию.

Часто бывает, что внутри большого мероприятия есть факультативные мини-ивенты — мастер-классы, экскурсии, гала-ужины. Организаторам важно заранее составить список тех, кто будет присутствовать, для планирования и контроля.

Эта задача вызывает ряд вопросов:

  • Когда составлять эти списки? В какой момент это будет наиболее уместно? Заранее или в день мероприятия? Если последнее, как в насыщенную программу «впихнуть» все организационные мероприятия?

  • Как составить список? Лично опросить каждого гостя по списку или оставить лист для записи и надеяться на самоорганизацию участников? И что, если количество мест ограничено? Как сделать понятной и прозрачной запись в этом случае?

  • Кто будет отвечать за составление списка и нести ответственность в случае конфликта, если кого-то забыли включить или не хватило мест?

Мобильное приложение дает на эти вопросы простые ответы.

  • Когда? В любой момент. Можно открыть запись до мероприятия или во время и отправить push-уведомление участникам на смартфоны.

  • Как? Участники сами регистрируются, а организатору остается только распечатать готовый список. При ограничении количества мест никто не сможет записаться сверх лимита.

  • Кто? Задача решается в автоматическом режиме, экономя время организаторов и участников.

Как это выглядит на практике?

Пошагово рассмотрим, как работает модуль бронирования мест в приложении для мероприятия.

Шаг 1. Публикуйте список дополнительных возможностей (экскурсий, воркшопов, дополнительных опций) в приложении

Для создания списка опций отлично подходит модуль «Рубрикатор».

Для каждой активности добавляете подробное описание со всей необходимой информацией и ссылку на форму бронирования.

Второй вариант — прикрепить форму бронирования непосредственно к событию в расписании мероприятия.

А можно сделать и то, и другое сразу: продублировать форму записи и в отдельном списке, и в расписании.

Шаг 2. Получайте уведомления о новых регистрациях на электронную почту

Как только участник подал заявку на участие в каком-то мини-мероприятии, на электронный адрес организаторов приходит письмо с уведомлением.

Следить за ходом записи можно и в админ-панели приложения.

Если разные члены команды организаторов отвечают за разные мини-мероприятия, удобнее всего будет настроить фильтры на электронном почтовом ящике и переадресацию. Это просто.

Шаг 3. Установите ограничения, если нужно

Для каждого мини-мероприятия, требующего записи, можно выставить своё ограничение по количеству участников — кто успеет занять место в списке, тот молодец.

Ограничений может и не быть, если мы просто анализируем спрос или планируем принять всех желающих.

Шаг 4. Включите лист ожидания, если нужно

При включенном ограничении на количество участников в списке у вас есть выбор, что делать с теми, кто не успел:

  • просто не давать им записаться;
  • или разрешать им добавляться в лист ожидания.

Если лист ожидания включен, в админ-панели приложения вы увидите список очередников в дополнение к списку записавшихся.

Организатор может всегда добавить участников в список сверх лимита через админ-панель. И отклонить любую заявку.

Шаг 5. Экспортируйте список в Excel или распечатайте

В один клик перенесите список из приложения в электронный документ или на бумагу. Останется только проставить галочки напротив нужных фамилий.

Читайте также:

banner-2-4