У компании «Контур» более 70 продуктов: онлайн-бухгалтерия, сервисы ЭДО, электронные подписи и множество других решений для бизнеса.
Как организовать нетворкинг с заботой о гостях и экспертах и устроить охоту за мерчем рассказывает Юлия Усова, руководитель отдела организации мероприятий СКБ Контур.
Приложение — must have для крупных ивентов
Вопроса использовать ли ивент-приложение на мероприятии у нас не стояло. Сегодня это must have для событий такого уровня. Нужно было только найти подрядчика по соотношению «цена-качество-возможности». Мы провели тендер и выбрали платформу Event Rock.
В сценарии этого года мы использовали: программу с персональным расписанием, систему назначения деловых встреч, информирование об активностях, чаты, геймификацию и уведомления. Ещё мы собирали через приложение обратную связь и на площадке регистрировали участников с помощью QR-кода.
Отдельным направлением была фотогалерея с активностей, мы загрузили почти три сотни снимков. Гости получали их в моменте, а не ждали, фотоотчётов.
Мы придерживаемся правила, что каждый год Большой партнерский семинар должен быть лучше предыдущего: больше качества, пользы, комфорта и нужного контента. И все это служит главной цели — зарядить партнёров на большие показатели продаж.
Как сэкономить время спикера на встречах
Одна из идей, которую мы воплотили в жизнь в этом году — зона нетворкинга, которая работала параллельно с бизнес-частью конференции. Запись на встречи — через приложение. Эту функцию мы включили за несколько дней до начала ивента, чтобы участники могли заранее построить своё расписание.
В зоне встреч мы организовали рабочие пространства. Мы проанализировали каким спикерам назначают встречи чаще всего и закрепили за ними конкретные места, чтобы эксперт не тратил время на перемещения. Для этого пришлось прямо по ходу мероприятия переназначать места встреч, но благодаря тому, что вся актуальная информация была в приложении, проблем с логистикой не возникло.
До этого года мы дважды пытались реализовать нечто подобное. И только в этот раз, с Event Rocks, всё прошло гладко. Мы заранее разослали инструкции по использованию приложения, в том числе по назначению встреч. Большая часть участников разобрались с функциями, мы получили положительную обратную связь.
Геймификация и магазин мерча
Многие постоянные участники наших ивентов приезжают на БПС с целью обязательно привезти что-то из нашей сувенирной лавки. И не одну кружку-футболку, а десяток, чтобы у всего сервисного центра был одинаковый мерч. Его мы традиционно «продаем» за внутреннюю валюту конференции. В этом году концепцией Большого Партнерского Семинара была Эволюция. И внутреннюю валюту мы назвали соответственно — «э-валюта».
Заработать э-валюту участники могли за активность на мероприятии — интересные вопросы спикерам, назначение встреч, участие в мастер-классах, победы в бизнес-играх и кейс-клубах.
В этом году мы смогли частично автоматизировать начисление баллов, благодаря геймификации в приложении. Мы также обучили наших спикеров, как самим начислять баллы и дали условно каждому по 600 э-валюты, которые они могли раздать по своему усмотрению.
Спикер сам определял сколько баллов дать за лучший вопрос и сразу переводил их участнику, отсканировав его код в приложении.
Конечно, сразу появились участники, которые пыталась ломать систему и «читерить», но мы быстро вычислили таких накрутчиков и оперативно внесли изменения в правила геймификации, чтобы закрыть все лазейки.
Единственное чего нам не хватило в функционале — возможности для участников передавать э-валюту друг другу и сброситься на покупку мерча. Но и эту проблемы мы легко решили — списывали баллы вручную, когда участники лично приходили в магазин.
Уведомления на пользу участников
Одна из важнейших функций приложения — оперативное информирование. Мы активно использовали push-уведомления, когда надо было оповестить сотрудников о каких-то изменениях. Или неожиданных предложениях.
Так, например, несколько часов до конца конференции в магазине мерча осталось ещё товары. А некоторые участники накопили баллы, но так и не потратили их. Тогда мы решили устроить большую распродажу перед закрытием. Быстро подготовили сообщение о скидке, тут же его разослали всем участников. И практически всё «распродали» менее чем за час.
Мы собрали обратную связь, и она показала, партнёры остались довольны ивентом: спикерами, программой, контентом и организацией. И приложение стало важным инструментом заботы об участниках и создания комфортной атмосферы.
