Профессия организатор мероприятия периодически попадает в топ самых стрессовых, наряду с пожарными, военными, медицинскими работниками и школьными учителями. Страх, что все выйдет из-под контроля и эмоциональное напряжение сопровождают ивентора до тех пор, пока мероприятие не завершится. А это недели и даже месяцы.
Именно поэтому в Отделе сопровождения проектов Ивентишес работают люди, задача которых не просто помочь организатору достичь целей, но сохранить ему как можно больше нервных клеток.
В каждом кейсе клиенты выражают благодарность, в первую очередь, именно менеджерам поддержки. В Отделе сопровождения проектов с заказчиками работают 7 сотрудников, которые базируется в Самаре и Москве. Иногда мероприятий настолько много, что у каждого до 30 ивентов одновременно.
Техническая подкованность и безграничная эмпатия ― как нашим менеджерам удается это сочетать? Рассказывает ведущий специалист по работе с клиентами Эльвира Мартынова.
Работа с клиентами ― 6 важных шагов
- Изучить техническое задание
Работа над любым проектом начинается с изучения технического задания, которое попадает к менеджеру от отдела продаж. Обычно в нем уже прописана вся необходимая информация: название ивента и его цель, дата проведения, адрес сайта, указано количество участников и есть пометка нужна ли онлайн-трансляция.
Главное на этом этапе — узнать ответы на вопросы:
- Где клиент планирует провести событие — в нашем приложении-конструкторе Event.Rocks или в отдельном приложении на своем аккаунте?
- Если выбор пал на отдельное приложение ― есть ли у заказчика аккаунт разработчика для публикации в магазинах приложений App Store и Google Play?
И, конечно, надо получить от клиента графические материалы для подготовки дизайна приложения.
Провести переговоры с клиентом
После изучения ТЗ ― назначаем созвон с клиентом, чтобы обсудить и утвердить детали проекта. Это важный момент для того, чтобы еще раз зафиксировать все пожелания и нюансы, так как в ивент-индустрии все меняется очень быстро.
Чтобы сработать оперативнее, еще до звонка запрашиваем бренд-бук для оформления платформы и приложения, доступы к аккаунтам разработчиков и контент, который можно загрузить уже сейчас.
3. Создание события
После переговоров с клиентом начинается самое главное ― подготовка мероприятия на платформе Ивентишес. Мы создаем событие, разделы, загружаем согласованный контент, брендируем платформу и приложение, публикуем их в нашем приложении-конструкторе Event.Rocks или отдельном приложении клиента.
4. Познакомить с приложением
Когда все готово, передаем заказчику доступы к событию на платформе и человек сразу может «пощупать» его своими руками, попробовать в работе, оценить оформление и дизайн. Если клиент желает изучить процесс «изнутри», мы можем назначать встречу, чтобы обучить организатора работе с кабинетом администратора. Заказчик сам может попробовать наполнить приложение контентом.
5. Накануне мероприятия
Накануне мероприятия мы проверяем, что приложение и платформа работают так, как должны: заполнены все нужные разделы, трансляция идет корректно, клиенты проходят путь авторизации без ошибок. Если есть контент на других языках ― проверяем и его.
До мероприятия обязательно отправляем клиенту чек-лист, чтобы он убедился в том, что технические требования соблюдены и все работает как часы.
6. Во время события
Во время мероприятия мы остаемся на связи ― следим за работой платформы, чтобы в любой момент подключиться и прийти клиенту или участнику на помощь. Если возникают проблемы ― уточняем подробности и решаем их.
Если происходят изменения в программе, у организаторов всегда есть возможность отправить срочное push-уведомления со своего телефона. Но, чаще бывает так, что из-за большой загрузки во время работы на площадке организаторы забывают о такой возможности. Мы это понимаем, поэтому всегда готовы помочь: сделать push-рассылку участникам или провести опрос с нашей стороны.
Три секрета работы над проектами от Эльвиры Мартыновой
- Клиенту все должны быть понятно на 100%.
- По первому вопросу можно угадать, каким будет следующий. Например, на вопрос: «Можно ли провести опрос?» не стоит отвечать односложно «да», а лучше сразу кратко, но емко рассказать обо всех возможностях проведения опросов и показать, как это работает.
- Я всегда знаю цели и задачи проекта, поэтому подробно рассказываю о возможностях платформы, которые помогут организатору. Например, как организовать нетворкинг с помощью приложения или как привлечь внимание к спонсорам.
Отдел сопровождения проектов Event Rocks прекрасен во всех смыслах. И это не только наше мнение ― благодарные клиенты часто присылают менеджерам подарки: конфеты, фирменные календари, брендированные кружки и огромные букеты цветов. Такая техническая и моральная поддержка есть только в Event Rocks 😉
~~~~~~~
Читайте также:
Опыт проведения 10-ти медицинских мероприятий в онлайн - Кейс Ассоциации хосписной помощи
Мероприятие прошло, а приложение - осталось: 6 идей использования платформы в течение года
