За два года «жизни» в неопределенных условиях организаторы, рискнувшие освоить диджитал, поняли, что перенести мероприятие в онлайн — не значит просто включить камеру и запустить трансляцию. Цели, запросы и требования к этому формату мероприятий изменились так, что возникновение новой профессии — стало вопросом времени.

Социальное дистанцирование и запрет на массовые мероприятия в период борьбы с эпидемией ковид серьезно повлияли на коммуникации людей друг с другом. Индустрия событий, чья главная миссия объединять людей, знакомить и создавать между ними связи, столкнулась с невозможностью достигать целей привычными инструментами. Пришлось осваивать новые.

Мы стали свидетелями глобального поворота индустрии в сторону цифровых технологий. В онлайн ушли и многотысячные форумы, семейные праздники, выставки и свадьбы, музыкальные фестивали и научные симпозиумы.

Но даже для опытных организаторов мероприятий онлайн  —  новая неисследованная территория. В начале октября журнал EMB опубликовал результаты исследования состояния индустрии мероприятий за 3-й квартал 2021 года. Согласно ему 64,3% опрошенных ивент-специалистов собираются продолжать использовать цифровые инструменты для поддержания своей виртуальной аудитории, даже после того, как смогут вернуться к живым событиям.

Ускоренный цифровой переход выявил пробел в квалификации организаторов мероприятий. И дело не только в недостатке технической грамотности: онлайн-формат требует другого подхода в том, что касается формирования программы, работы со спикерами, вовлечения участников, организации нетворкинга.

Кто такой Digital Event Manager?

Переход на цифровые технологии это не просто настройка веб-камеры и запуск стрима с мероприятия в эфир. Организатору онлайн-мероприятия (или онлайн-части в рамках гибридного мероприятия) нужно найти ответы на множество вопросов.

  • Как выбирать цифровую платформу для данного мероприятия? Какие факторы учитывать?
  • Как обеспечить защиту от несанкционированного доступа к контенту и  персональным данным участников?
  • Как вы управлять вовлеченностью онлайн-участников, какие цифровые инструменты выбрать для нетворкинга и совместных активностей?
  • Как монетизировать онлайн-мероприятие? Какие возможности предложить для спонсоров и партнеров?

Индустрии событий нужны профессионалы нового типа.  В иностранных источниках новую профессию называют Digital Event Manager (DEM). На русский её название можно перевести как менеджер по цифровым технологиям в ивенте. И это шире, чем просто организатор онлайн-мероприятий.

DEM объединяет принципы управления вниманием и впечатлением аудитории с применением цифровых технологий. Это специалист, который способен заново изобрести концепцию события и сделать его столь же интересным и привлекательным для онлайн-участников и аудитории на площадке.

У DEM-а под рукой должен быть обширный арсенал цифровых инструментов для решения любых коммуникационных задач: вовлечение в дискуссию, проведение опросов, сбор обратной связи, организации эффективного нетворкинга.

Какие навыки нужно развивать, чтобы быть эффективным Digital Event Manager

Техническая грамотность
Не нужно учиться программировать и создавать цифровые платформы для мероприятия с нуля  —  на рынке уже есть десятки готовых решений. Вопрос только в выборе оптимального решения для достижения целей мероприятия.

DEM должен быть в курсе того, что предлагает event-tech сегодня. Тестировать мобильные приложения для мероприятий, знакомиться с новым программным обеспечением, посещать обучающие вебинары и онлайн-конференции разработчиков. А главное — обращать внимание на то, какие технологии и как используют другие организаторы.

Формирование впечатления/опыта участников мероприятия (event experience design)
Путь участника онлайн-мероприятия отличается от пути, который проходит участник очной встречи. Это ощутимо влияет на его опыт взаимодействия с брендом события и впечатление, которое останется после участия.

Профессиональные организаторы офлайн-мероприятия стараются продумать каждый шаг посетителя, чтобы окружить его заботой и участием: продуманная навигация, стойки регистрации, волонтеры, готовые помочь с любым вопросом и т.д.

Digital Event Manager должен уметь по аналогии простраивать путь онлайн-участника мероприятия от первого до последнего контакта с событием. В его задачи входит продумать ключевые точки взаимодействия с онлайн-участниками, влияющие на впечатление от события.

Как будет проходить регистрация? Как напомнить зарегистрированному участнику о начале мероприятия? Как поддерживать его вовлеченность? В случае технических неполадок или сложностей, куда он сможет обратиться за помощью и откуда он узнает об этом?

Управление проектами
Любой ивент, онлайн или офлайн — это проект. Навык управления проектами нужен любому организатору мероприятий и предполагает умение видеть картину целиком, формировать задачи и разбивать их на подзадачи, контролировать и координировать работу.

Digital Event Manager должен уметь управлять проектом в условиях распределенных команд и удалённой работы. Встречи с подрядчиками будут проходить онлайн: для диджитал-решений нет географических ограничений. Нужно уметь выстроить работу максимально эффективно, уметь использовать инструменты для совместной работы над проектом: облачные хранилища данных, решения для контроля выполнения задач и т.п.

Комьюнити-менеджмент
Участники онлайн-мероприятия взаимодействуют друг с другом на онлайн-платформе мероприятия или в соцсетях. Чтобы это взаимодействие было продуктивным и добавляло ценности мероприятию, сообществом нужно управлять.

Digital Event Manager должен владеть арсеналом комьюнити-менеджмента (управления сообществами). Понимать, как выстраивать сообщество лояльных участников вокруг бренда мероприятия? Как его развивать? Как сделать из членов сообщества онлайн-участников мероприятия и наоборот, как удержать участников вместе после окончания мероприятия?

Заключение
PCMA (Professional Convention Management Association — Профессиональная ассоциация организаторов мероприятий) опросила более тысячи своих членов, чтобы узнать, какую компетенцию они хотели бы развить в себе сейчас. Большинство (82%) респондентов назвали навыки организации онлайн-мероприятий.

Очевидно, что даже с исчезновением угрозы ковида, диджитал из ивент-индустрии никуда не денется. Спрос на специалистов, владеющих навыками и инструментами организации онлайн-мероприятий будет только расти и лучшее, что может сделать ивент-менеджер для своего профессионального роста — освоить эти компетенции.

banner-2-4