«Дизайн-выходные» — необычная конференция. 1500+ участников, 50+ спикеров, бесплатный вход, четыре параллельные площадки и невероятно насыщенная двухдневная программа без обедов и кофе-брейков. Полностью некоммерческий формат мероприятия означает режим жесткой экономии на всем, что не имеет прямого отношения к докладам. В первую очередь, на полиграфии.

Как можно сделать такое масштабное мероприятие и обойтись совсем без бумажной раздатки? Отказаться от буклетов, листовок и программок и при этом не потерять в качестве организации? Легко, если есть мобильное приложение.

Скачать должен каждый

Чтобы мобильное приложение могло полностью заменить бумажную раздатку, организаторам конференции нужно было добиться максимального охвата. Была поставлена цель — 100% загрузок от числа участников.

Программа продвижения начиналась еще до конференции, а на самой площадке информации о приложении было столько, что ее сложно было не заметить.

До конференции:

  • Отдельный раздел на официальном сайте проекта;

  • Напоминания в социальных сетях о необходимости поставить приложение.

    Во время конференции:

  • Ролики о мобильном приложении на экранах у дверей залов;

  • Ролл-ап с информацией о приложении на площадке конференции;

  • Отдельное упоминание во время приветственного слова на открытии конференции;

  • Анонсирование всех конкурсов и розыгрышей призов с отсылкой к мобильному приложению за подробностями.

В итоге приложение «Дизайн-выходных» было скачано 1531 раз. При этом на мероприятии было роздано только 1480 бейджей участников! Даже принимая во внимание, что некоторые участники и спикеры могли пройти без бейджей, процент загрузок получился близок к 100%!

Больше идей, как добиться 100% числа загрузок приложения, можно почерпнуть в одном из прошлых постов.

Гид туриста-дизайнера

«Когда мы продумывали, какие разделы добавить в приложении, мы исходили из того, какие вопросы возникают чаще всего у участников», — рассказывает Евгений Демьяненко, отвечавший в команде организаторов «Дизайн-выходных» за технологии, — понятно, что расписание и информация о спикерах — это то, что волнует участников в первую очередь. Но есть и другие вопросы: как найти компанию, как выиграть специальные призы от партнеров и даже где в Самаре провести стихийное "афтепати"».

На конференцию съехались дизайнеры из почти 70 (!) городов страны. Специально для иногородних гостей в приложении был добавлен раздел «Куда сходить» с информацией о кафе, ресторанах и барах поблизости от места проведения конференции. А чтобы участникам было проще найти единомышленников для похода по заведениям, сделали общий чат.

Интеграция брендов

Даже некоммерческому мероприятию нужны спонсоры. Даже не так: некоммерческому мероприятию спонсоры нужны особенно. Вот только рекламных возможностей для брендов на мероприятии такого формата не так много — пакетов участников нет, буклетов, листовок и другой полиграфии нет, реклама на площадке очень ограничена.

Зато в приложении есть где развернуться. Рекламные возможности приложений Ивентишес на «Дизайн-выходных» были задействованы по максимуму. Логотип генерального спонсора на главном экране, логотипы партнеров на экранах расписания, раздел «Партнеры».

Еще один специальный раздел был посвященный всем конкурсам и розыгрышам, которые проходят в дни конференции. Каждый конкурс — промо-страница партнера.

Преимущества такой спонсорской интеграции — конкретный измеримый результат в количестве просмотров рекламы, лидах и переходах по ссылкам. Например, число просмотров раздела «Расписание» с брендами партнеров - 71 511.

Обратная связь

Сложно вести комфортный диалог с аудиторией в несколько сотен человек (даже с учетом деления участников на несколько параллельных потоков).

"А теперь у меня есть десять минут, чтобы ответить на ваши вопросы«,- говорит спикер и с ужасом видит несколько десятков поднятых рук. Задние ряды даже не пытаются поднимать руки, уверенные, что их не услышат.

Организаторы «Дизайнерских выходных» хотели избежать такой ситуации, но сохранить при этом душевный и интерактивный формат. На такой случай в приложении предусмотрен раздел с вопросами к докладу. Сидящие в зале могут задать вопрос до или во время доклада, а также проголосовать за вопрос, заданный другими участниками. И когда приходит время интерактива, модератор выбирает вопросы из приложения и транслирует спикеру.

В таком формате гораздо проще соблюдать тайминг и контролировать качество контента.

Моментальные уведомления

Еще одна задача, которую выполняло приложение «Дизайн-выходных» —массовое информирование. Участники получали моментальные уведомления (Push-уведомления) на смартфоны об изменениях в расписании, о розыгрыше призов на площадке спонсора и приглашения на открытие и подведение итогов.

Когда участников много, это самый простой и эффективный способ управлять потоками людей и таймингом.

По итогам «Дизайн-выходных» 91% участников дали высокую оценку мобильному приложению. Мы считаем это очень хорошим результатом, с учетом того, что публика — дизайнеры, разработчики, юзабилисты — самая капризная и притязательная.

Не было никого, кто загрустил бы по отсутствующему буклету или программке. Партнеры и спонсоры также остались довольны. Организаторы сэкономили немало денег, сил и нервов и теперь уже не представляют себе, как проводить конференции без мобильного приложения.

Скачать мобильное приложение «Дизайн-выходных» можно на сайте конференции.

Нужно мобильное приложение для вашего ивента? Пишите нам

Читайте также: