Кейс от исполнительного директора конференции
Russian TECH WEEK Инны Тетюлиной

Инна рассказала об ивент-фишках главной техно-конференции страны и поделилась опытом организации мероприятий в эпоху антиковидных ограничений.

Главный запрос — нетворкинг

Russian TECH WEEK — это большие возможности, в первую очередь, благодаря классному нетворкингу. Сегодня главный запрос участников: возможность взаимодействовать, получать инсайты, вдохновляться и заводить полезные знакомства.

Поэтому перед каждым мероприятием мы проводим исследования. Изучаем опыт западных и российских конкурентов, опрашиваем участников, узнаем, что для них важно. Конечно, ориентируемся и на собственный опыт организации TECH WEEK, внедряем то, что кажется нам актуальным.

Нетворкинг в приложении

Мы опросили участников, чтобы выяснить, какая опция приложения для них была самой ценной и полезной. Большинство проголосовало за функцию назначения встреч.  В наше время людям проще найти друг друга в приложении, где есть вся информация о собеседнике и быстро организовать переговоры. Выискивать в толпе горящие глаза единомышленника можно, но сложно, поэтому на мероприятиях без приложения уже никуда. На июньской TECH WEEK люди назначили более 700 встреч.

Speed Networking

Помимо привычного нетворкинга в приложении мы реализовали Speed Networking. Новый формат, когда участники последовательно перемещаются между десятью столами. На каждое знакомство отводится две минуты, сигнал ведущего — следующее перемещение. В Speed Networking приняли участие топ-менеджеры среднего и крупного бизнеса, предприниматели, инвесторы, профильные специалисты и представители СМИ.

Speed Networking на TECH WEEK

Random Coffee

Во время регистрации в нетворкинг-системе участники указывали темы, которую хотели бы обсудить. Random подбирал близкого по духу собеседника и помогал назначить онлайн-встречу. В этот раз было пять главных тем для сессий Random Coffee, среди них: обсуждения стартапов, инвестиции в технологии, управление командами и проектами.

Карьерные консультации

В этом году в пул нетворкинг-мероприятий мы включили карьерные консультации — они сейчас востребованы на рынке. За 30 минут общения со специалистами люди могли определить вектор развития карьеры на ближайшие полгода. Более 20 экспертов в рекрутменте и управлении персоналом делились знаниями и давали участникам ценные рекомендации.

Карьерные консультации и питчи стартапов

Afterparty

Afterparty — классная среда для неформального нетворкинга. На июньской конференции звездным гостем стал Найк Борзов. Как мы его выбирали? Задали гостям вопрос: какие песни мы хотим петь всем залом? Ну, конечно, “Маленькую лошадку”! И ее действительно пели все. Для осенней TECH WEEK хочется найти такую же звезду, которая объединит участников и создаст отличное настроение.

К следующей конференции мы усилим нетворкинг — добавим к существующим форматам 1-2 новых.

Звезда Afterparty Найк Борзов

Работа с приложением

С приложением мы работаем не первый год и, традиционно, использовали пуш-уведомления, чтобы быстро информировать гостей. А еще наши участники собирали индивидуальные программы, добавляя интересные активности в избранное. Людям важно заранее составить персональный план мероприятия, чтобы ничего не упустить, ведь каждый час на конференции — это концентрат знаний, знакомств и впечатлений.

На июньской TECH WEEK мы протестировали геймификацию. Направляли гостей совершать различные действия: участвовать в опросах, просили оставить контактные данные в обмен на подарки. Поняли, что в геймификации заложен большой потенциал и в следующий раз сделаем ее масштабной. Будем анонсировать активности, вручать призы победителям на главной сцене — возможности, в том числе для спонсоров, большие.

Мне нравится клиентоориентированность Ивентишес. Еще в прошлом году не было важной для нас функции: мы просили дать возможность привязать к экспоненту не просто номер стенда и данные о компании, а контакты конкретного человека. И уже в июне эта функция появилась.

И, конечно, работа с веб-платформой и приложением — это страховочный трос для организаторов. Когда есть опыт работы с этими инструментами, механика отработана и контент загружен — мероприятие можно быстро переориентировать из офлайна в онлайн и обратно.

Гости мероприятия

TECH WEEK: трансформация в гибрид

Мы дважды сталкивались с отменой TECH WEEK: в 2020 году конференцию перенесли на ноябрь, а за 10 дней до старта правительство ужесточило антиковидные меры и мероприятие вновь оказалась под угрозой.

Самое главное в такой ситуации — говорить с участниками открыто, держать в курсе событий, объяснять, что происходит. Честный диалог с посетителями и экспонентами стал для нас спасением. Мы попросили не делать денежные возвраты и выразили надежду на взаимное сотрудничество. И нас услышали.

Основатель компании Олег Петряшев записал видеообращение, которое мы транслировали на сайте и в социальных сетях. Это было просто и по-человечески. Мы договорились с людьми и переместили основную часть мероприятия в онлайн.

Как это было: TECH WEEK-2021

Перевести участников в онлайн: нежно, еще нежнее

Конференция состоит из трех ключевых блоков: выставка технологий, выступление спикеров и нетворкинг.

  • Выставку невозможно полноценно реализовать в онлайн, поэтому мы сместили сроки ее проведения. В приложении создали список экспонентов, чтобы они могли общаться с участниками конференции.
  • Быстро нашли помещение и организовали видео-выступления спикеров. Транслировали из шести комнат. В качестве гостей пригласили представителей СМИ.
  • Гости подключились к мероприятию онлайн — смотрели трансляции через веб-платформу, а знакомства и общение мы организовали в приложении.

Что было сложно? Переориентировать спикеров, участников и экспонентов в новый формат так, чтобы не вызвать негатив. Это был коммуникационный экшен! Но все получилось. К тому же, мы предоставили всем участникам доступы на следующее мероприятие и люди получили две конференции по цене одной. Этот бонус смягчил реакцию.

Выступления спикеров

Ковид-лайфхаки для организаторов

Одна из главных задач в период локдауна — выбрать правильные даты мероприятия. Риски отмены офлайн-события ниже, если параллельно проходит ивент, который организуют представители госорганов.

Мы четко соблюдаем рекомендации Роспотребнадзора и, конечно, дополнительно стараемся обезопасить участников. Мы тщательно готовим площадку к офлайнам: разводим потоки людей, обеспечиваем движение свежего воздуха.

Например, в технопарке Сколково, где мы проводили последнее мероприятие, достаточно места и мы использовали его на все сто: рассчитали количество стендов на квадратный метр, сделали длинную выставку. Чтобы дополнительно рассредоточить людей, заняли свободные аудитории Сколково и организовали в них трансляции со сцены.

Приложение Ивентишес

Сейчас полным ходом идет подготовка к ноябрьской Russian TECH WEEK: мы уже публикуем в соцсетях рекомендации по усилению нетворкинга, разыгрываем билеты для самых азартных и, конечно, готовим новые ивент-фишки, которые станут сюрпризом для всех.
До скорой встречи!

Технологии - робот-собака

~~~~~~~

Читайте также:

Как организовать большой выездной форум для предпринимателей - опыт Visotsky Consulting

Из офлайна в онлайн и обратно - Кейс проведения серии отраслевых конференций MAXConference

Опыт проведения 10-ти медицинских мероприятий в онлайн - Кейс Ассоциации хосписной помощи

banner-2-4