Мы опросили организаторов бизнес-ивентов, спикеров и участников и составили список неприятных мелочей, которые способны испортить всё впечатление от хорошо организованного мероприятия.
Так устроен наш мозг: то, что вписывается в ожидания, как будто не замечаем. Считаем само собой разумеющимся. Но стоит появиться какой-то мелочи или детали, которая выбивается из представлений о норме, и она точно не останется без внимания.
Ожидания участников деловых мероприятий меняются. То, что раньше было «фишкой», становится нормой. А то, что еще десятилетие назад считалось обычной практикой, теперь выглядит моветоном и здорово портит впечатление от ивента.
Проверьте, не собрался ли какой из этих вредителей прописаться на вашем следующем мероприятии.
1. Бейджи на булавках
Почётное первое место в списке деталей, способных напрочь испортить впечатление от ивента, достается — барабанная дробь — бейджам на булавках. Удивительно, но этот анахронизм всё ещё встречается.
«Меня просто трясёт от бейджей на булавках, — рассказывает Елена Конвисар, event-продюсер и маркетолог-стилист, — когда на дорогое деловое мероприятие приходит мужчина в костюме Лора Пьяно, а организаторы заставляют его протыкать дорогой пиджак булавкой, это явное неуважение к участникам».
Чтобы добавить участникам ещё больше страданий, можно заставить их самих подписать этот бейдж.
2. Регистрация по бумажным спискам
Почётное второе место в чёрном списке «Откажитесь от этого немедленно» занимает регистрация на ивент больше чем на 100 гостей по бумажным спискам.
Бумажные списки — верный способ собрать возмущённую очередь у стоек регистрации и сильно подпортить первое впечатление от мероприятия.
«Кроме того, что бумажные списки ужасно неудобные, их использование ещё и рискованно, — рассказывает Екатерина Норкина, сооснователь сети высокотехнологичных ивент-площадок Newsroom. — Персональные данные участников никак не защищены. Например, ничего не мешает девочкам с ресепшн продать списки с телефонами и e-mail участников конкурентам».
Сегодня у организаторов существует множество вариантов организации регистрации, от билетных сервисов и специализированных онлайн-решений для регистрации до чек-ина по QR-коду в мобильном приложении. О распечатанных таблицах давно пора забыть.
3. Бесполезная полиграфия
Ничто так не бесит участников, как мешок с бесполезной раздаткой — все эти буклеты, листовки, плакаты и дешёвые календарики. На массовых мероприятиях они ещё могут быть оправданы (хотя…тоже вряд ли), но на деловых событиях полиграфический спам — деньги, выброшенные в корзину.
Мы уже не раз писали, что от бумажной раздатки давно пора пора отказаться в пользу диджитал-инструментов.
Полиграфия на деловом ивенте — дорого, неэстетично, неэкологично и просто неудобно.
4. Бесполезный мерч
В целом хорошая идея порадовать гостей подарком сводится на нет дурным исполнением. Бесполезный мерч раздражает не меньше бесполезной полиграфии.
Участь дешёвых, неэстетичных сувениров с гигантским логотипом — в лучшем случае годами пылиться в ящике без дела, а в худшем — сразу улететь в ведро. Вместо радостных эмоций — раздражение и досада. Иногда кажется, что организаторы совсем не думают о том, кто и как будет пользоваться таким подарком. Главное — поставить галочку.
Артем Шабалин, коммерческий директор TimePad, рассказал, как недавно получил в пакете участника на ивенте CD-диск. Диск, Карл! В 2019-м году!
Если бюджет мероприятия не позволяет приобрести хороший и полезный мерч для всех участников, купите несколько ценных подарков для самых активных и вовлечённых.
5. Тамада вместо ведущего
Ведущий делового мероприятия, по манере речи и поведению напоминающий свадебного тамаду, способен превратить любой съезд миллионеров в съезд мелиораторов. Никакой современный дизайн и никакие ивент-технологии не спасут.
Эпический фейспалм — ведущий, который настолько плохо разбирается в предмете конференции, что путает терминологию, неверно ставит ударения и плоско шутит о вещах, которые не понимает.
Не экономьте на профессионализме модератора, его роль в восприятии мероприятия слишком высока.
6. Презентации, которые невозможно прочесть
«Поехавшие» шрифты, длинные «простыни» в тексте и плохо подобранная цветовая гамма в сочетании с тусклым проектором — лучший способ показать участникам, как мало вы цените их внимание и время.
Азбучные истины: презентации перед мероприятием нужно обязательно отсматривать, длинный текст — сокращать, шрифты — проверять. А тусклый проектор вообще надо выбросить: в век доступных LED-экранов — это полнейший моветон и прошлый век.
Все об этом вроде знают, но то ли забывают в спешке, то ли не придают значения. И напрасно: практически все опрошенные эксперты называли плохое качество презентаций одной из самых раздражающих деталей.
7. Рекламный ролик о себе любимом
Если речь идет о маркетинговом ивенте — партнерской конференции, дилерском слёте или форуме для потенциальных клиентов — приоритетной задачей организаторов становится продвижение бренда. К сожалению, многие решают её слишком прямолинейно.
Рекламные видео о компании перед началом конференции бесят участников. Несколько человек указали приторно-пафосные промо-видео в перерывах и перед началом ивента в списке самых раздражающих деталей.
В качестве альтернативы можно показывать участникам их самих — выводить на экраны медиастену с фотографиями ивента в соцсетях, результаты опросов или рейтинг самых активных участников из приложения.
8. Отсутствие интернета
Интернет на деловом мероприятии должен быть. Точка.
Многие площадки предлагают Wi-Fi, но сам факт его наличия не означает, что у участников не будет проблем с доступом в Интернет.
«Особенно “трогательно” выглядят IT-конференции, на которых нет доступа к открытому Wi-Fi или доступ ограничен в силу слишком большой нагрузки, — рассказывает Леонид Бугаев, эксперт по нетворкингу и спикер множества деловых конференций, — наличие беспроводной сети для больших форумов и мероприятий критично важно. Об этом стоит позаботиться заранее, рассчитать нагрузку и протестировать».
Иногда лучше вообще отказаться от бесплатного вай-фая, если его пропускная способность низкая, а мобильный Интернет на площадке вполне бодрый.
9. Офисные корзины для бумаг
Стандартным мелким офисным корзинам для мусора не место на большом ивенте. Они переполнены уже через полчаса после начала мероприятия. Удивительно, почему они вообще ещё существуют в ивент-природе.
«Если нет денег на уборщиц, которые будут опорожнять эти маленькие корзиночки каждые полчаса — просто заведите большие корзины, и будет порядок», - советует Елена Конвисар.
10. Печенье «Курабье»
Для кофе-брейка на деловом мероприятии есть одно непреложное правило: он должен быть или солидным, или оригинальным. Нет возможности заказать качественный кейтеринг с красиво оформленными закусками? Сделайте что-нибудь необычное, поддерживающее атмосферу ивента — закуски из свежих овощей с соусами в стаканчиках, торт оригинальной формы, дегустации.
Но только не кладите на кофе-брейк дешёвое печенье или мини-кексы из магазина. Это верный способ резко опустить уровень ивента.
Лучше вместо них купите печенье с предсказаниями. Это, по крайней мере, оригинально.
Также в списке бесящих мелочей, связанных с питанием участников: очередь к столу, как в мавзолей; ледяное молоко, делающее кофе чуть тёплым, закуски с чесноком, одноразовая пластиковая посуда и отсутствие столиков.
Больше советов и идей для деловых мероприятий:
- Александра Жирновская: Инструменты вовлечения участников деловых событий
- 17 идей, как стимулировать нетворкинг на конференции
