Кейс от PR-менеджера Visotsky Consulting CIS Марины Островской

Как проводить масштабные выездные офлайн-форумы в период карантина и нестабильной политической ситуации

Россия - Турция — абонент временно недоступен

За две недели до дня Х Россия ограничила авиасообщение с Турцией, но для большинства наших клиентов это не стало препятствием.

Приехать смогли более 170 человек из девяти стран: Украина, Россия, Казахстан, Узбекистан, Беларусь, Молдова, Кыргызстан, США и Литва. Многим пришлось ехать с пересадками через другие страны.

Учиться, общаться, отдыхать

Почему именно Турция? Мы не просто хотели провести форум. Основная задача — объединить на одной площадке бизнесменов, дать возможность учиться у высококлассных международных спикеров, обеспечить нетворкинг и, конечно, организовать семейный отдых. Многие приезжали с женами, мужьями, детьми.

Мы продумали масштабную развлекательную программу для сопровождающих и для детей. Пользу от мероприятия смог получить каждый!

В приложении у нас было несколько программ (потоков): Platinum, VIP, Стандарт, программа сопровождающих и общая. Это было удобно  — участники в любой момент могли переключиться в расписании и понять, кто и чем сейчас занимается, планировать дела, чтобы успеть посетить все мероприятия, которые их интересовали. Самые важные события люди отмечали звездочкой и добавляли в «избранное».

Координация мероприятия

Платформа стала центром управления нашим мероприятием — все удаленные взаимодействия с участникам были через приложение. Мы загрузили в приложение расписание форума, 3D карту отеля, активно использовали опросы, чаты и, конечно, оповещения. Это был самый комфортный способ быстрой передачи данных.

У нас очень инициативные и открытые участники. Они активно использовали общий чат и мы, как организаторы, реагировали на некоторые моменты. Например, кто-то мог написать, что холодно из-за кондиционеров и мы повышали температуру до комфортной — для нас важно мгновенно исправлять  недочеты, чтобы все было на высоте.

В чате могли попросить мяч для водного поло, волейбола или собрать компанию для пробежки, которую мы проводили каждое утро. А если в программе происходили изменения — все узнавали новости мгновенно через пуш-уведомления.

Время делать деньги

Спикеры
Конечно, наши участники ехали на спикеров. Хедлайнером был основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий: автор 4 книг, по его программам «Школа Владельцев Бизнеса» и «Business Booster» обучились более 4 000 предпринимателей.

Также выступили: наш совладелец и партнер Валентин Василевский, основатель «Grebenuk Resulting» Михаил Гребенюк, создатель компании «Нескучные финансы» Александр Афанасьев и Светлана Кириллова - основательница международного сообщества «Woman Insight».

Сотни бизнес-идей
Провели для участников игру, посвященную генерации бизнес-идей. Меня больше всего  восхитило количество решений, которые они сгенерировали. За время мероприятия мы зафиксировали более 100 идей по совершенствованию бизнес-процессов!

Нетворкинг
Нетворкинг — главная фишка Visotsky Business Forum. На одном из наших форумов познакомились два бизнесмена, которые подписали многомиллионный договор о сотрудничестве. В этом году они снова приехали, продолжая цепочку бизнес-связей.

Многие искали потенциальных партнеров. Через приложение назначили 81 встречу. Люди находили друг друга по именам и видам деятельности, пользовались функцией «сохранить данные», чтобы зафиксировать для себя имейлы или сайты новых знакомых.

Детская программа
Шесть дней подряд у нас проходили мастер-классы в миксе с квестами и играми. Чтобы провести детскую программу на наивысшем уровне мы привлекли партнера «Questoria».

Программа для сопровождающих
Кроме моря и традиционных пляжных развлечений мы организовали для сопровождающих отдельные выступления спикеров-практиков: Анастасии Мельниковой, Светланы Керимовой, Маргариты Сотниковой, Людмилы Богуш-Данд.

Развлечения для участников
Развлечения для участников работали на одну из главных задач форума - нетворкинг. Все взаимодействия были направлены на новые знакомства и получения незабываемых эмоций: турнир по водному поло, квиз «Что? Где? Когда?», ролевые квестории, пробежки, утренний волейбол.

Расписание, чат, карты, встречи - организаторы использовали приложение на все 100%

Геймификация

Оффлайн геймификация
Бизнесмены  — очень энергичные люди, но мы решили поддать жару и организовали геймификацию. Начисляли баллы за самые разные активности: участие в утренних спортивных играх, игру в волейбол и водное поло, пробежки. Поощряли участие в квестах, а также у нас шла нетворкинг-игра, нацеленная на то, чтобы каждый участник познакомился с наибольшим количеством новых людей.

Онлайн-геймификация
Владельцы бизнесов активно ведут свои социальные сети и мы хотели чтобы их подписчики узнали о том, что у нас происходит. Запустили конкурс и участники публиковали истории с нашего форума со специальным хештегом. Целью этой игры был PR мероприятия, а мы отслеживали публикации по меткам. За онлайн-активности мы также давали баллы. Каждый день участники с помощью приложения могли отслеживать свой рейтинг и видеть десятку лучших игроков.

Главный приз игры — бесплатное участие в следующем нашем форуме. Победило 2 человека, набравшие одинаковое количество  — почти две тысячи баллов.

Работа с приложением

Интерфейс получился эргономичным — у нас есть разработанный брендбук, элементы которого сотрудники поддержки Ивентишес подгрузили в приложение. Они разместили основную информацию по мероприятию, а мы уже вносили правки по мере необходимости. У нас был доступ к админке, там все интуитивно понятно.

Следующий бизнес-форум мы проведем в другом формате, у нас масштабная цель собрать на площадке около 1000 человек. Обязательно будем использовать приложение, создадим чат и, возможно, не один.
Скорее всего, сделаем трансляции через приложение, в этот раз мы эту опцию не использовали.

Обратная связь очень важна, помогает делать каждое последующее мероприятие лучше. Мы прислушиваемся к тому, что нам говорят участники, у них всегда много интересных идей. Опросы в приложении были удобными для участников и организаторов — все данные можно быстро экспортировать в удобном формате.

Visotsky Consulting-2021 - как это было

~~~~~~~~~

Читайте также:

banner-2-4