EFEA — это первый в России форум индустрии встреч, который традиционно в начале года объединяет на одной площадке лидеров ивент-сообщества, экспертов делового и инсентив туризма. И в конце января 2021 года в Санкт-Петербурге прошел юбилейный X Евразийский Ивент Форум (EFEA), состоявшийся в гибридном формате на базе площадки конгрессного центра «ПетроКонгресс».
По данным журнала Event-live.ru за 10 лет в форуме приняли участие более 4500 event-профессионалов из 100 стран мира и регионов России, выступили более 800 спикеров и состоялось свыше 2600 встреч на Бирже деловых контактов.
Островская Дарья Аркадьевна, генеральный директор ВНИЦ R&C, председатель Организационного комитета Евразийского Ивент Форума и Форума Event LIVE, член правления Национального Конгресс-бюро, а также команда Евразийского Ивент Форума и Форума Event LIVE не только поделились с нами тем, почему важно было провести мероприятие именно в офлайн формате и как удалось его согласовать, но и рассказали, какие меры безопасности были предприняты.
Как создавался Евразийский Ивент Форум и как изменились его задачи за прошедшие 10 лет?
Евразийский Ивент Форум (EFEA) и Форум Event LIVE сформировались на основе исследовательской деятельности ВНИЦ R&C для того, чтобы накопленной информацией можно было поделиться и обсудить с профессионалами отрасли. А за эти 10 лет Форум превратился из дискуссионной площадки в пространство, где рождаются идеи и задаются тренды на годы вперед.
И если EFEA имеет более стратегическую направляющую, то Форум Event LIVE носит прикладной характер. Форум Event LIVE – это практическое обучающее мероприятие в области организации и продвижения событий, где собираются и обмениваются знаниями профессионалы ивент индустрии.
Часть сессий мы готовим совместно с партнерами из отраслевых ассоциаций (РСВЯ, Национальное конгресс-бюро, АКМР, UFI и т.д.) и организаторы деловых мероприятий как в России, так и за рубежом. У нас есть также собственные источники для поиска интересных тем, например, портал Event-live.ru и журнал CongressTime. Часть тем мы уже успели протестировать вместе с Ивентишес в рамках совместного проекта EVENT-ТЕРАПИЯ.
В этом году команда Ивентишес также принимала участие и в программном совете форума. Руслан Демьяненко, CEO Ивентишес, стал не только программным советником, но и спикером сразу двух сессий события:
- «Этот безумный, безумный, безумный мир! Опыт проведения мероприятий в период событийного локдауна», где спикеры рассказали об инструментах, помогающих им в реализации мероприятий в новом мире, как перенести онлайн-ивенты обратно в офлайн и как выстраивать коммуникацию с клиентами и сотрудниками на удаленке
- «Цифровые инновации в ивент-индустрии. Монетизация гибридных и онлайн-мероприятий», где участники искали ответы на вопросы о монетизации цифровых инноваций, принципах и технологиях продаж онлайн и гибридных ивентов, и способах интеграциях со спонсорами.
Подготовка мероприятий в этот раз не сильно отличалась от опыта прошлых лет. Единственное, что с учетом получения разрешений сроки были сильно сжаты.
Почему было важно провести Форум в 2021 году именно в офлайн формате?
Евразийский Ивент Форум традиционно уже 10 лет начинает год для событийной отрасли. Мы очень не хотели менять это в 2021 году. Как говорят, как год встретишь, так его и проведешь. Именно поэтому мы приложили максимум усилий, чтобы мероприятие состоялось в привычном «живом» формате. Отзывы участников показали, что это было правильное решение.
С учетом действующих ограничений не все спикеры смогли присутствовать лично. Но здесь помогли современные технологии, которые за 2020 год стали развиваться высокими темпами. У нас получилось полноформатное гибридное мероприятие.
Кстати, тема форума в 2021 году была также выбрана не случайно. Мы говорили про объединение как стратегию для развития отрасли и бизнеса в условиях определения. Наш форум изначально задумывался как площадка для объединения отрасли. Мы рады, что в этом году этот статус удалось сохранить.
Сложно ли было согласовать проведение Форума офлайн?
Все мы, организаторы и операторы деловых мероприятий, столкнулись с существенными ограничениями в профессиональной деятельности. Стоит отметить, что политика Правительства города по поддержанию имиджа конгрессной столицы России предоставила нам шанс выйти в офлайн. Специально для организаторов мероприятий Городом разработан регламент согласования проведения значимых событий.
Мы подготовили все необходимые документы, предоставили qr-код Safe Travel, которым КЦ «ПетроКонгресс» обладает с лета 2020 и получили заветное разрешение на проведение Форума. Отдельно хочется выразить благодарность Комитету по развитию туризма СПб и Комитету по промышленной политике, инновациям и торговле СПб за неоценимую поддержку.
Какие риски и опасения у вас были в процессе организации?
Несмотря на согласование проведения Форума в офлайн формате, существенные ограничения, вызванные распространением коронавируса, не позволили нам реализовать все запланированные мероприятия. Традиционно проводимый гала-ужин и вручение Премии EFEA Awards трансформировались в оригинальное театральное действие с элементами буффонады. Искренние эмоции гостей подтвердили, что даже в условиях ограничений можно построить доверительную эффективную коммуникацию.
Какие меры по обеспечению безопасности гостей от вирусного распространения вы предприняли? С чем было сложнее всего?
Получение QR-кода со знаком SafeTravelsSPb – официальная процедура для организаций, осуществляющих выставочную деятельность в обязательном порядке, соблюдающим все стандарты безопасности и оперативно реагирующим на пандемические рекомендации.
Конгрессный центр «ПетроКонгресс» один из первых получил код со знаком SafeTravelsSPb, который необходимо подтверждать раз в 2 месяца. На площадке соблюдаются все меры безопасности, а это значит участники Форумов могли ощущать безопасность и нашу заботу об их здоровье.
Сложностей с соблюдением требований РПН на площадке не возникло так как за почти год работы в новых реалиях жизни – соблюдение норм и всех предписаний стало обычной практикой для проведения мероприятий в КЦ «ПетроКонгресс».
Насколько вы довольны тем, как прошел Юбилейный Евразийский Ивент Форум?
Мы довольны! Встретиться офлайн и задать тренды на год – это был план максимум и он был выполнен! Кроме того, по отзывам участников можно сделать вывод, что довольны не только мы.
Екатерина Неделина: "На прошлой неделе впервые за долгое время я выступала на офлайн мероприятии! Теперь это прям целое событие. Замечательно, что организаторы решились на очный формат, несмотря на сложности и риски. Форум удался и был насыщен различными активностями: презентации книг, баттлы, награждения... Все, как мы любим). Надеюсь, это начало конца повсеместных ограничений и тотального онлайна. Живое общение невозможно заменить".
Гюзелла Николайшвили: "И снова в конце января - EVENTLIVE форум в Питере, интересная комфортная площадка с живой программой".
Николай Карасев: "Когда за два дня провел встреч больше, чем за весь прошлый год) Коллеги, невероятно приятно встречаться вживую! Работаем!"
