У ивент-приложений конференций, форумов и фестивалей в 2020 появилась новая ценность. Они здорово помогают организаторам с обеспечением мер covid-безопасности. Рассказываем как.

Обеспечение мер противодействия распространению инфекций на мероприятии — не просто проявление заботы об участниках и ответственности перед обществом. Риски — репутационные и финансовые — сегодня настолько велики, что меры covid-безопасности должны стать едва ли не первым пунктом в плане подготовки мероприятия.

Про меры безопасности на площадке мы уже делали подробный обзор. Вот только, как показывает практика, мало просто придумать и прописать правила безопасности. Главное — донести информацию о них до каждого и обеспечить соблюдение мер без лишних напрягов для участников.  

И тут вам очень пригодится мобильное приложение!

  • Смартфон находится в персональном пользовании участника, и его не касаются чужие руки.
  • Push-сообщения обеспечивают мгновенное информирование участников.
  • В приложении у участников всегда самая актуальная информация.

Вот несколько примеров, как ивент-приложение на платформе Ивентишес помогает организаторам с мерами безопасности:

Карта площадки

На карте площадки в приложении можно разместить точки расположения станций дезинфекции, указать направления потоков движения, показать схемы рассадки с учетом мер социального дистанцирования.

Запись на активности

Модуль «Букинг» в конструкторе приложений позволяет организовать предварительную запись на активности в рамках мероприятия с ограничением численности, если это необходимо.

Такая возможность может пригодится, чтобы обеспечить соблюдение требований по ограничению численности и социальному дистанцированию.

Например, у вас несколько аудиторий и в них не могут находится более 50 человек одновременно. Вы организуете предварительную запись через приложение с ограничением доступных мест. Таким образом вы разделяете всех участников на потоки. Участники идут слушать того спикера, который им интересен, а вы точно знаете численность участников в каждой из аудиторий.

Разное расписание для разных групп

Платформа позволяет разделить участников на разные группы и показывать каждой группе свое расписание.

Как это может помочь с мерами covid-безопасности? Например, если вам нужно избежать очередей и скопления людей, вы можете с помощью разных расписаний разделять потоки. Каждая группа участвует в мероприятии в своем режиме: одни идут на кофе-брейк в 10, другие в 10:30, для одних нетворкинг-сессия начинается в 14:00, для других — в 15:00.

Бесконтактная регистрация и сканер QR-кода

Персональные QR-коды в приложении плюс отдельное приложение-сканер из экосистемы Ивентишес позволяют контролировать проход участников на площадку или в отдельные аудитории.

Обычно это решение используют для контроля посещаемости и фиксирования опозданий студентов образовательных программ и в корпоративных университетах, но сегодня можно переиспользовать этот функционал иначе. Например, чтобы отслеживать численность людей в каждой аудитории.

Организаторы также могут интегрировать приложение с системой регистрации на площадке и организовать безопасную бесконтактную печать бейджей по скану QR-кода.

Открытый API решения Ивентишес позволяет настроить интеграцию с различными сервисами, а QR-код участника может стать универсальным пропуском к возможностям площади без лишнего личного контакта. Автомат с индивидуально упакованными закусками для кофе-брейка, который выдает персональную порцию после сканирования кода? Почему бы и нет?

Система назначения встреч

Функционал нетворкинга в приложении делает возможным заводить полезные контакты и знакомиться с потенциальными партнерами без толпы у столиков кофе-брейка.

Это решение и раньше пользовалось популярностью на больших бизнес-конференциях, где новые знакомства — одна из главных ценностей мероприятия. Не все могут подойти к незнакомцу и завести smalltalk, да и вычленить в толпе потенциального партнера бывает непросто.

В приложении вы видите список всех участников и информацию, которую они готовы сообщить о себе другим — в чём заинтересованы, чем могут быть полезны. Вы можете сами найти потенциальных партнеров через «умный поиск» и предложить встречу. Система поможет быстро и удобно согласовать время встречи, удобное для всех участников.

В новых реалиях система назначения встреч в приложении поможет сохранить все преимущества нетворкинга на конференции, но делает его более управляемым. Участники заранее согласовывают встречи в приложении и проводят их в специальной нетворкинг-зоне в спокойной и безопасной обстановке, а не выискивают друг друга в толпе.

На одной из бизнес-конференции C2 Montréal организаторы использовали в качестве нетворкинг-зоны для заранее согласованных в приложении тет-а-тет встреч огромное  колесо обозрение. Свежий воздух и социальная дистанция — идеальное решение для covid-безопасного нетворкинга.

Еще одно преимущество системы назначения встреч в приложении — её универсальность для офлайн и онлайн участников. Мы об этом уже писали подробно в статье о гибридных мероприятиях.

Инструкции, правила, полезные контакты

Приложение — лучший способ вложить все правила, регламенты и пошаговые инструкции в руку каждому участнику.

Привычные участникам модели поведения на мероприятиях могут оказаться недоступны или затруднительны в новых реалиях. Чтобы участники чувствовали себя увереннее, дайте им максимум информации о мерах безопасности на мероприятии и ответы на все вопросы в специальном разделе.

Добавьте в приложение чат с организаторами. Его наличие избавит участников от необходимости подходить к информационным стойкам и поможет снизить количество людей в зоне регистрации.

banner-2-4