Организаторы приложили немало усилий, чтобы сделать мероприятие технологичным не только по контенту, но и по форме, а пребывание гостей на площадке — максимально комфортным.

О том, как была построена цифровая экосистема Технопрома-2022, что советовал участникам искусственный интеллект и зачем волонтеры сканировали каждого на входе в залы нам рассказал один из организаторов форума Денис Шведов, заместитель исполнительного директора по цифровым проектам Фонда научно-технологического развития Новосибирской области.

Главными темами форума стали технологический суверенитет и устойчивое развитие России в новых экономических условиях. Эксперты из научно-образовательного и предпринимательского сообществ совместно с органами власти обсудили создание условий для ускорения научно-технологического развития и оперативного внедрения достижений науки и технологий.

Неожиданный масштаб и автоматизация

Технопром – универсальная площадка для взаимодействия, обмена мнениями между представителями бизнес-сообщества, научно-образовательного комплекса и органов власти. Важность такого взаимодействия признается во всем мире, стоит вспомнить, например, концепцию тройной спирали Генри Ицковица. Она символизирует союз между властью, бизнесом и наукой — ключевыми элементами инновационной системы любой страны. Похожую концепцию предлагал и основатель Новосибирского Академгородка академик М.А. Лаврентьев, считавший основой научно-технологического прогресса эффективное взаимодействие образования, науки и производства – эта модель известна как «Треугольник Лаврентьева».

Нам это нужно, чтобы сверить часы и выработать тактику достижения целей научно-технического развития, укрепить связи в инновационной системе страны.

Форум всегда был значимым событием, однако масштабность форума в этом году на фоне предыдущих «ковидных» лет превзошла ожидания организаторов. Для сравнения: в прошлом году у нас было 3000 участников на площадке и еще порядка 1500 онлайн.
В этом же году очных посетителей было почти в три раза больше, а количество просмотров трансляции перевалило за 220 000. Традиционно Технопром проходил 3 дня, причем последний день был образовательным, то в этот раз у нас было 4 полных дня предельно насыщенной деловой программы.

По итогам форума прошлого года стало понятно — количество мероприятий растет и в этом году их будет более 150. По факту их оказалось более 200, их заявили разные группы организаторов и сообщества со всей страны. В связи с этим мы решили упорядочить и автоматизировать работу над программой. Сформировали единый шаблон, — мы его называем «паспорт мероприятия», — включающий цели, задачи, информацию о модераторе, спикерах, проект итоговой резолюции и т.п. Разработали свою собственную систему для внесения мероприятий в программу форума на основе этого шаблона и раздали доступ в нее всем организаторам.

Мы получали заявки на мероприятия через специальную систему, рассматривали их, добавляли в итоговую программу или отправляли назад на доработку. Этим занимался целый штат координаторов. Даже во время самого форума вносились последние изменения, уточнения в описания, новые спикеры и т.п.

Система управления программой форума нам очень сильно помогла структурировать подготовительную работу. Мы интегрировали её с внутренними сервисами, системой регистрации спикеров. В результате мы получили удобный и надёжный сервис, который позволил нам не только заниматься подготовкой мероприятий, но и в режиме реального времени формировать различные отчеты, списки, производить оценку готовности мероприятий программы. Другой важной частью цифровой экосистемы Технопрома стало мобильное приложение для участников, созданное на платформе Event Rocks.

Приложение вместо раздатки

Мы решили отказаться от полиграфии и заменить ее мобильным приложением. Наша цель была помочь участникам ориентироваться на площадке и в программе, сделать навигацию более удобной.

Когда в программе 200+ мероприятий, изменения и подвижки в расписании неизбежны. И когда какая-то сессия внезапно отменяется, например, потому что спикер заболел, участников надо оперативно оповестить об этом. И тут приложение с моментальными push-уведомлениями становится спасением для организатора. Чем больше людей его установят, тем более оперативно можно будет доносить информацию до участников во время самого мероприятия. А если у нас только распечатанная программа, то там, конечно, ни о какой оперативности речи идти не может. Однако и печатная версия программы также нужна, поскольку среди участников непременно будут и те, кто не сможет по различным причинам установить мобильное приложение.

Чтобы максимизировать охват участников, которые установили приложение, нам очень хотелось предоставить в него доступ за несколько недель до форума. Это бы позволило участникам заранее составить персональное расписание, назначить встречи. Однако нам пришлось долго ждать, когда Apple одобрит публикацию приложения в AppStore. В итоге участникам оно стало доступно только за 4 дня до форума.

Наверное, для конференций до 1000 участников, можно анонсировать приложение за несколько дней до начала. Но когда речь идёт о таком масштабном событии как Технопром, приложение должно быть выпущено хотя бы за 3 недели.

И не страшно, что расписание может измениться ещё несколько раз: участники всегда получат актуальную версию программы в приложении. И достаточно времени для коммуникаций, нетворкинга.

Мы получали очень много запросов перед форумом выслать список зарегистрированных участников, чтобы определить потенциальных партнеров для встреч. Для значительной части гостей форума нетворкинг часто оказывается даже важнее контента. Понятно, что мы не могли удовлетворить такой запрос, не нарушив законодательство о персональных данных. Приложение снимает эту проблему — участники сами определяют, какие данные о себе сообщать, открывать ли в профиле контакты и другую информацию о себе.

Прямая трансляция и интерактив

В дни форума у нас параллельно работало до 15 конференц-залов. Из 6 шла прямая трансляция. Мы были удивлены тому, как много людей смотрели наши эфиры. Только прямые трансляции в дни форума набрали более 220 000 просмотров.

Мы вели трансляцию через Facecast и разместили ссылку на web-версии EventRocks. Выбирали площадку, которая зарекомендовала себя как безопасная и защищенная от компьютерных атак.

Буквально за два дня до мероприятия поступил запрос от модератора пленарного заседания: провести онлайн-опрос с выведением результатов на большой экран.

Первоначально мы хотели сделать и закрытые и открытые вопросы. Ответы на открытые вопросы планировали выводить с помощью облака тегов. При помощи коллег из Event Rocks мы смогли оперативно подготовить Необходимую инфраструктуру для голосования и демонстрации результатов в режиме реального времени. И все же во время пленарного заседания мы ограничились вопросами с вариантами ответов.

В нужный момент участники получили push-уведомление с предложением пройти опрос в приложении, а результаты выводились в прямом эфире на экранах пленарного заседания. Хочу сказать, что это — очень удобный сервис для любого мероприятия, когда хочется добавить какого-то интерактива с участниками. Хороший способ пробудить и встряхнуть аудиторию во время длительных сессий, повысить активность и вовлечение участников.

Как работают опросы с выводом на экран на платформе Event Rocks 

Рекомендательная система с ИИ

Ещё на этапе подготовки у нас родилась идея создать рекомендательную систему для форума. Для ее реализации мы привлекли коллег из лаборатории аналитики потоковых данных и машинного обучения Новосибирского государственного университета.

Мы хотели собирать информацию о профессиональных и научных интересах участников из открытых источников, — например, об ученых можно многое найти в системах научного цитирования, — и на основе этих данных с помощью искусственного интеллекта давать рекомендации по мероприятиям в программе.

Сразу честно скажу: мы не успели в этом году воплотить задуманное полностью. Пришлось ограничиться более простым вариантом. Тем не менее создать рекомендательную систему нам удалось.

В отдельный раздел ивент-приложения мы интегрировали сервис, который на основе ключевых слов, введенных пользователем, подбирает подходящие пункты программы, анализируя описание мероприятий.  К следующему форуму мы планируем развить этот сервис, чтобы сделать его более полезным и удобным для участников.

Кстати, в работе рекомендательной системы были и курьезные моменты: кроме запросов на профессиональные темы участники писали в списке интересов «Кофе» или «Обед». Такой вариант мы не предусматривали. Но взяли это на заметку – уверен, что участникам бы очень понравились нетривиальные ответы от искусственного интеллекта на неординарные вопросы.

Также благодаря системе рекомендаций мы собрали большой объем данных об интересах участников, теперь нам осталось проанализировать информацию, чтобы сделать в следующем году форум еще более полезным.

QR коды участников и аналитика

Еще один источник данных для аналитики — данные, которые мы собрали с помощью qr-кода в приложении. Мы использовали систему контроля посещаемости из экосистемы Event Rocks, чтобы собрать данные о фактической посещаемости каждой из площадок.

Волонтеры при входе в аудиторию сканировали qr-код в приложении участника. Даже с учетом того, что были и те, кто проскочил мимо волонтеров, мы смогли собрать большой массив данных о том, кто из участников какие мероприятия посетил.

Мы будем изучать результаты, чтобы лучше понять траектории движения участников по площадке. Например, есть ли четкое разделение по тематическим трекам или большинство перемещаются между ними? Теперь у нас есть данные, чтобы на него ответить. А сопоставляя запросы участника к искусственному интеллекту и фактически посещенные мероприятия мы сможем лучше настроить рекомендательную систему.

Для нас данные — это вопрос лучшего планирования всего мероприятия в следующем году, чтобы сделать его для участников более комфортным и полезным.

banner-2-4