Марина Борисенко — организатор Седьмого международного конгресса «Гидротехнические сооружения и дноуглубление». Марина рассказала, как прошло мероприятие, с какими особенностями столкнулись в процессе проведения, и как приложение помогло повысить репутацию конгресса. 

PortNews — ведущее СМИ в области морского и речного транспорта 

Мы — PortNews, независимое информационно-аналитическое агентство. Освещаем вопросы морской транспортной логистики, анализируем портовую деятельность в России. Работаем в сфере журналистики, аналитики, маркетинга, дизайна, общественных коммуникаций и развиваем корпоративный имидж. 

В нашу группу входят 3 интернет-портала: PortNews, Российское судоходство, Гидротехника, а также три печатных издания. Мы проводим собственные уникальные отраслевые мероприятия под своим брендом. 

Уникальное мероприятие с 11-летней историей 

Мероприятие, под которое мы разрабатывали приложение, — седьмой конгресс «Гидротехнические сооружения и дноуглубление». Он проходит в седьмой раз, но проводить мероприятие мы начали гораздо раньше — 11 лет назад в виде однодневного форума по дноуглублению, и потом он перерос в двухдневный конгресс. Сегодня его актуальность вдвойне выросла — встал вопрос об импортозамещении, т.к. зарубежные компании, которые раньше занимались дноуглублением в нашей стране, ушли. 

В конгрессе всегда участвует много компаний, и интерес к нему никогда не угасает, потому что таких мероприятий в России не проводит никто, кроме нас. В этом году мероприятие прошло в офлайн и онлайн форматах: сессии с программой, докладчиками, вопросами и ответами. 

На форум зарегистрировалось более 400 делегатов, среди которых были крупные заказчики и исполнители гидротехнических, дноуглубительных и подводно-технических работ, поставщики оборудования, комплектующих, инжиниринговые организации, отраслевые университеты. Мероприятие мы  проводим на площадке Торгово-промышленной палаты РФ. 

Двухдневный образовательный формат

Встреча и неформальное общение участников проходит в просторном холле, деловая часть — в большом зале конгресс-центра ТПП РФ. Конгресс длится 2 дня. В первый день проходит форум дноуглубительных компаний, во второй — конференция по гидротехническим сооружениям. 

Для гостей было установлено увеличенное время на кофе-брейки и перекусы, во время которых участники общались, взаимодействовали через приложение Event Rocks.

Приложение — возможность сделать встречу удобной для участников и организаторов

Мы обратились в Event Rocks за 2 недели до мероприятия. Времени было не так много, но менеджер Юлия Афонина помогла нам в короткие сроки освоить админку приложения и загрузить нужную информацию. Мы также получали уведомления с напоминаниями, и это очень помогало. 

При обращении в Event Rocks перед нами стояла важная задача — сделать мероприятие удобным для комфортного общения участников. 11 лет назад у нас был негативный опыт использования приложения сторонней компании. Платформа была на английском языке, который многие участники не знали, и не у всех были смартфоны, чтобы пользоваться программой. 

Технологии стали привычными после 2020 года, когда прошёл COVID. Тогда мы начали осваивать онлайн форматы, и многие наши клиенты давали положительные отзывы на них. Поэтому в этот раз мы не сомневались, что приложением смогут пользоваться все посетители. 

Приложение помогает объединить большое количество участников, что было важно для нас, т.к. сложно устанавливать личные коммуникации на таком большом мероприятии в режиме личного знакомства. Невозможно помнить всех участников и даже тех, кого мы знаем лично, не всегда можно оперативно найти в толпе. 

Актуальные разделы и функции приложения

В приложении есть вкладка «программа мероприятия», которая помогла нам собрать данные в одном месте. Раньше программу мероприятия мы печатали  в брошюре, и так как печать и доставка тиража требует время, это была не самая актуальная версия программы. В приложении мы можем оперативно внести изменения в программу, что очень удобно.  

Также полезным разделом для нас был «список участников», который мы обычно печатаем заранее, но за неделю состав гостей может поменяться, поэтому в дальнейшем приходится создавать дополнительные бумажные списки. В приложении наглядно видно количество участников и есть возможность с ними общаться. 

Например, на конгрессе были представители государственных предприятий, которые регулируют работу дноуглубительной отрасли. К этим представителям, как правило, очень много вопросов у участников, и ответить на все лично не хватит времени. В случае с приложением общение можно продолжить как во время мероприятия, так и по его окончанию. 

Мы сделали печатные листовки с QR-кодом и информацией про приложение, которые раздавали участникам во время регистрации. Гости знакомились в приложении, назначали встречи, продолжали общение, а затем вживую приветствовали друг друга во время мероприятия.

Во время перерыва я подходила к коллегам и видела, что они стоят в зале на ресепшене с открытым приложением, чтобы встретиться с новыми знакомыми. Все гости отмечали, что мы очень инновационные, так как у нас есть такой функционал для коммуникации. 

Вывод 

Сотрудничество с Event Rocks вышло максимально комфортным, нам очень понравилось. Порадовали скорость и коммуникация с менеджером, ответы на все вопросы и полное сопровождение в день конгресса. Я обязательно буду советовать вас, и мы обратимся ещё в следующий раз.