В сегодняшнем кейсе опыт компании MAXConference, которая нырнула в онлайн, выплыла в гибриды и вышла сухой из воды в офлайн. Организаторы избежали финансовых потерь в период локдауна и приобрели полезный опыт.

Использовали мобильное приложение и платформу Ивентишес для двух онлайн мероприятий, двух гибридов и одного офлайн.

Кейс от исполнительного директора MAXConference Ксении Королёвой

Предыстория. Первый опыт онлайна

Однажды наш спикер опоздала на самолет: не успела прилететь из Турции в Санкт-Петербург. Тогда никто с онлайнами и гибридами дела не имел, все происходило только офлайн. Но девушка приехать не могла и нам пришлось за ночь подготовить площадку, чтобы она вышла в эфир. Это был наш первый опыт вывода спикера в онлайн.

Когда наступил второй локдаун в ноябре 2020 года, мы быстро его вспомнили и за две недели переключились в онлайн с помощью приложения. Раздумывать было некогда, просто делали: обзвонили и протестировали 40 спикеров, всех подключили удаленно.

Сейчас уже никого не удивляет, что некоторые люди выступают прямо из салонов своих автомобилей. Особенно госслужащие, график которых плотно расписан.

Онлайн. Самое сложное мероприятие

Управление отходами горнопромышленной отрасли, март 2021 г.

Конференция для компаний, добывающих полезные ископаемые. Обсуждали перспективы развития законов в сфере обращения с отходами горнодобывающих и горно-обогатительных производств.

Обычно участники предпочитают приезжать на такие мероприятия лично, поскольку для них это возможность встретиться с представителями госорганов: Минприроды, Минфина, Ростехнадзора и другими. Но пандемия внесла коррективы.

Сложность 1: Коллективное участие онлайн

Решение: Трансляции на больших экранах на местах

Для многих участников это был первый опыт онлайн. Не все смогли подключиться самостоятельно, поэтому мы общались с IT-специалистами компаний, которые настраивали фильтры для подключения, использовали конференц-залы на местах, включали трансляцию в переговорных комнатах.

Мы предполагали такие сложности, поэтому инструкции отправляли за несколько дней и, можно сказать, вручную вместе со специалистами помогали вывести трансляции из приложения на большие экраны и тестировали за день до начала. Протестировали всех!

Первый раз в жизни мы переживали не за программу и тайминг, а за качество трансляции: смогут ли участники смотреть ее без задержек, будут ли задавать вопросы?

В итоге люди целыми днями смотрели выступления спикеров коллективами, прямо на работе.

Сложность 2: Разные города, разница во времени

Решение: «Усреднить» часовой пояс

В конференции участвовали люди из разных городов и стран — разница во времени у составляла до +8 часов. Чтобы выровнять время, мы начали мероприятие в 8:00 утра по МСК и завершили в 16:00. В отдаленных городах максимально позднее время было десять вечера.

Разница во времени никак не отразилась на вовлеченности: люди пересматривали доклады, присылали вопросы спикерам, сообща работали над резолюцией мероприятия.

Гибрид. Мероприятие в условиях изменений в отрасли

Рынок леса и пиломатериалов России, апрель 2021 г.

На территории России находится четверть мировых запасов древесины, большая часть которой экспортируется. С 1 января 2022 года правительство вводит полный запрет на вывоз необработанных или грубо обработанных лесоматериалов хвойных и ценных лиственных пород.

У людей, работающих в этой отрасли, большой вопрос: что будет дальше?

Сложность 1: Потеря коммуникации друг с другом – «Раскоммуникацийтерянность» участников

Решение: Организовать нетворкинг

В условиях полной неопределенности, участникам было важно получить актуальную информацию, обменяться ею. Это мероприятие прошло в гибридном формате. Поскольку границы оставались закрытыми и путешествовать безопасно пока не получается, мы смогли собрать онлайн аудиторию из Европы и Китая. Также нас смотрели участники из России, даже те, что были на карантине.

Мы сделали ставку на нетворкинг. Участники находили друг-друга с помощью приложения, а дальнейшее общение продолжали с помощью личных имейлов — нашей аудитории так привычнее.

Мы упростили коммуникацию со спикерами, создали общий чат. Люди использовали его чтобы задавать волнующие их вопросы.  Обмен информацией, комментарии властей успокоили участников рынка. И, хотя полной ясности пока нет, но компании уже оценили возможные риски и решают, как будут действовать в новых условиях.

Сложность 3: Участия в конференции и неотложные дела

Решение: Приложение в мобильниках

Когда на конференции много коммерсантов, многие участники не могут оставить работу, чтобы «погрузиться» в мероприятие. Им надо быть на связи, решать важные вопросы. Некоторые люди выбегали из зала, чтобы отвечать на звонки — это вносило сумятицу, отвлекало других участников.  

Приложение снизило эту тревожность — люди садились за ноутбуки в холле, работали в них и параллельно смотрели трансляцию. Таких людей было немного, и было видно, что им очень нужно решать задачи, а конференцию пропускать они не хотели.

Офлайн. Привычный формат с диджитал-дополнением

Рынок щебня России,  9-10 июня 2021 г.

Личное общение заменить невозможно. Особенно если главная задача участников заключать сделки.

Эту конференцию нам пришлось отменить в прошлом году, потому что люди не хотели онлайн или гибридный формат. На этом мероприятим мы всегда делаем перерывы между сессиями по 40-45 минут, чтобы у участников было время решить свои вопросы и обменяться контактами.

Во время других наших конференция мы делали трансляции, потому что всегда были те, кто не мог приехать, но очень хотел послушать. А это мероприятие провели без трансляции и волновались — будет ли участникам удобно? Будут ли они использовать приложение так, как мы это задумали?

Наши страхи оказались напрасными, потому что мы наблюдали, как люди писали друг другу сообщения, назначали встречи, выбегали по два человека из зала, чтобы познакомится. Наверное, именно на этом мероприятии приложение использовали максимально количество участников. И ни один не подошел на регистрацию с вопросом про время и программу.

Обычно мы выкладываем презентации на наш ресурс через несколько дней после конференции, а тут я заметила, что люди их скачивали и отправляли себе и коллегам на почту из приложения. И, конечно, мы сэкономили много времени, потому что не печатали материалы, не раздавали их участникам, а значит, ускорили регистрацию.

Работа с платформой и приложением

Начало

Когда мы начали работать с приложением было много вопросов, но разобрались — сотрудники Ивентишес быстро отвечали на наши вопросы и помогли с дизайном.  

Информацию я выкладывала сама и меня успокаивало то, что менеджеры проекта Ивентишес присматривали за этим процессом и перепроверяли. Это здорово, потому что, когда есть подстраховка, удается избежать случайных ошибок.

Функционал

Мы использовали разные возможности приложения: проводили трансляции, размещали расписания, материалы для участников, создавали страницы для спонсоров. У нас были чаты, опросы и очень надеемся осенью попробовать опросы  в рамках презентаций спикеров – мы уже работаем над этим. Все это нужно для онлайн, гибридов и офлайна.

Приложение для отраслевых конференций
Приложение для отраслевых конференций Maxconference

Экологичность

Мы перестали печатать материалы для участников и просто размещаем их в приложении. Однако наши спонсоры, у которых тоже есть возможность выложить материалы в приложении, предпочитают дополнительно что-то раздать. Им важно, чтобы люди получили нечто материальное: буклет с красивыми фотографиями, флаеры с дополнительными контактами.

В завершении

Офлайн возвращается, но какой формат предпочитают сами участники? Мы провели опросы и оказалось, что результаты зависят от аудитории и общего тренда нет.

Участники апрельского гибрида «Рынок леса и пиломатериалов России» разделились во мнениях ровно 50 на 50 (за офлайн и онлайн). А гости мартовского онлайна «Управление отходами горнопромышленной отрасли» проголосовали так:  61,5 % за онлайн и лишь 38,5 % готовы встретиться лично.

И все же люди адаптировались к онлайн-мероприятиям и готовы в них участвовать. Думаю, что до пандемии результаты были бы совсем другими и о таком объеме желающих встретиться удаленно не могло быть и речи.

banner-2-4