«Таврида.АРТ» — платформа возможностей для молодых деятелей креативных индустрий, культуры и искусства. Свою историю «Таврида» начала в 2015 году, когда получила статус Всероссийского молодежного образовательного форума. В 2019 году «Таврида» выросла в арт-кластер. Он объединяет образовательные заезды, фестиваль, кастинг-платформу, грантовый конкурс, федеральную сеть арт-резиденций, строящийся Университет креативных индустрий и другие проекты. Входит в федеральный проект «Молодежь России» национального проекта «Образование» и реализуется при поддержке Федерального агентства по делам молодежи (Росмолодёжь).

Организовать фестиваль такого масштаба на высоком уровне — непростая задача. Как технологии помогают команде «Таврида.АРТ» информировать и вовлекать участников, рассказывает Роман Смирнов, руководитель службы цифровизации и информационной безопасности фестиваля.

Масштабы задачи

В этом году фестиваль «Таврида.АРТ» проходил с 15 по 19 августа в бухте Капсель. И это был грандиозный челлендж для всей команды, ведь в рамках одного события прошло множество больших мероприятий: фестивали авторской песни, уличного театра, воздушных фигур, моды, народных промыслов и другие.  Всего более 1000 различных активностей за 5 дней Фестиваля.

Одна из главных особенностей и сложностей фестиваля — прошить все площадки одним смыслом.

Другая сложность — организовать на площадках работу 500 волонтёров и более 1000 организаторов и создать удобную и понятную систему навигации для тысяч участников и зрителей «Тавриды».

У нас раньше было «самодельное» приложение, но по воле случая мы обратили внимание на платформу Event Rocks и решили воспользоваться её возможностями.

Excel и составление расписания

На прежних фестивалях мы в команде использовали Excel для составления общего расписания, а затем для внешней аудитории верстали его в лендинг-страницу и публиковали на сайте и в соцсетях. Но с каждым годом количество активностей растёт, в этот раз их было 1025, и мы стали заполнять расписание сразу в приложении. Это оказалось проще и быстрей.

«Шахматка» в приложении интуитивно понятна, и адаптирована под мероприятие, в ней нет ничего лишнего. Организовывать мероприятия в Excel, конечно, весело, но лучше использовать специализированные EventTech сервисы.

Приложение стало частью цифровой платформы «Таврида.АРТ». Туда также входят портал для регистрации участников, CRM для работы с ними, система управления проектами, где идёт работа с задачами.

Бейджи участников у нас тоже являются частью цифровой экосистемы. Они работают как электронный пропуск и визитка. Бейджи оснащены NFC-чипами и участники могут обменяться контактами просто приложив его к смартфону.

«Избранное» — неожиданное использование функции

Возможность добавлять пункты программы в «Избранное» оказалась одной из самых востребованных возможностей.

На фестивале было две программы — для гостей и участников. По большей части они пересекались, но участники заезжали раньше и различных активностей у них было больше. Чтобы не пропустить интересное и важное, участники «Таврида.АРТ» использовали «Избранное». В среднем каждый пользователь добавлял в Избранное по 5-6 мероприятий в день и составлял свое индивидуальное расписание.

Но «Избранным» пользовались не только участники. Функция оказалась очень востребованной среди волонтеров и команды организаторов.

На площадке работало 500 волонтёров и 1000 организаторов. И они стали использовать «Избранное» для работы — добавляли мероприятия, чтобы составить персональное расписание работы и точно знать на какой площадке и когда им предстоит работать и получать уведомления с напоминаниями.

Ещё один неочевидный плюс функции — аналитика. Мы посмотрели какие мероприятия чаще всего отмечали звёздочкой, и выяснили, какие ивенты больше всего «зашли».

Были ожидаемые фавориты, например концерты Басты или певицы MакSим. Но мы не ожидали, что в лидеры по популярности вырвется, например, «Водное шоу». Эта аналитика для нас очень полезна, мы сделаем выводы на её основе и будем готовить программы будущих мероприятий исходя из интересов участников.

Навигация и уведомления

На любом фестивале бывают разные накладки, особенно с тем количеством событий, что были у нас. Кто-то немного задержался, и целый блок в сетке сдвигается.

На пике фестиваля с расписанием работало до шести человек. Мы оперативно вносили изменения, а потом писали о них в новостную ленту в приложении и рассылали push-уведомления. Так что участники всегда были в курсе всех переносов.

Карта Фестиваля

Площадь фестиваля огромна, на 150 гектарах территории было более 20 локаций, экспозиция партнеров и целый Арт-парк поэтому навигацию мы тоже добавили в приложение.

Да, есть информационные стенды, но карта в смартфоне всегда под рукой и участники могли её себе скачать. По статистике это был второй самый популярный раздел после «Расписания».

Приложение создавало хороший User Flow — пользователь открыл, использовал полминуты, понял логику работы и далее в нужный момент обращается к приложению за нужной информацией. В итоге 84% всех зарегистрированных пользователей активно пользовались приложением.

Для нас же, организаторов, приложение стало простым и нативным инструментом для упрощения классических задач в организации мероприятий.

banner-2-4